Кому положен дополнительный оплачиваемый отпуск

Прежде чем оформлять отпуск, убедитесь, что сотрудник относится к одной из категорий, перечисленных в ст. 116 ТК РФ. Помимо стандартных оснований, есть важные нюансы.

Дополнительный отпуск гарантирован следующим категориям работников:

  • за вредные условия труда (3 или 4 степень вредности);
  • за ненормированный рабочий день — минимум 3 календарных дня;
  • за работу на Крайнем Севере и приравненных местностях;
  • за особый характер работы (например, спортсмены, тренеры, медработники);
  • чернобыльцам (7, 14 или 21 день — оплачивает СФР напрямую работнику).

Важно: Ветеранам боевых действий, работающим в коммерческих организациях, дополнительный оплачиваемый отпуск по закону не положен (ст. 11 Закона о статусе военнослужащих).

Также работодатель вправе установить дополнительные отпуска самостоятельно — например, для многодетных родителей или одиноких матерей. Такое условие обязательно прописывается в коллективном договоре или локальном акте.

Какие документы оформить, чтобы установить дополнительный отпуск

Прежде чем сотрудник вообще получит право на такой отпуск, его нужно «закрепить» в документах компании. Это не формальность, а требование закона.

  1. Локальный нормативный акт или коллективный договор

Для отдельных видов отпусков это обязательно. Например:

  • Продолжительность отпуска за ненормированный рабочий день (минимум 3 дня) должна быть прописана в ПВТР или коллективном договоре (ч. 1 ст. 119 ТК РФ).
  • Если вы вводите собственные дополнительные отпуска (например, для многодетных) — их порядок фиксируется в положении об отпусках или ином ЛНА (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).
  1. Трудовой договор (или допсоглашение)

Условие о дополнительном отпуске включается в трудовой договор сразу при приеме. Если сотрудник уже работает — оформите дополнительное соглашение (ч. 2 ст. 57, ст. 72 ТК РФ).

Пример формулировки в трудовом договоре: «Работнику предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу с вредными условиями труда продолжительностью 7 календарных дней»

  1. График отпусков

График отпусков составляется на всех работников. В него вносятся все виды ежегодных оплачиваемых отпусков, включая дополнительные (ст. 123 ТК РФ). Если сотруднику положено 28 дней основного отпуска и 14 дней дополнительного, в графике указывается общая продолжительность — 42 дня.

Подробнее о том, как отразить ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск в графике отпусков я нашла в материалах КонсультантПлюс.

Нужно ли уведомить работника о времени начала дополнительного отпуска

Да, обязательно. Правило единое для всех ежегодных отпусков: уведомить под подпись не менее чем за две недели до начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Это касается и дополнительного отпуска, даже если он присоединен к основному.

На практике удобно:

  • Если отпуск единым периодом — составить одно уведомление, где указаны оба отпуска.
  • Или ознакомить сотрудника с приказом об отпуске за 14 дней до его начала (вместо отдельного уведомления).

Главное — чтобы у вас осталось документальное подтверждение того, что срок соблюден.

Нужно ли заявление на дополнительный отпуск

По общему правилу — нет. Дополнительный отпуск, как и основной, предоставляется по графику. Заявление не требуется.

Однако есть исключения, когда заявление нужно:

  • Отпуск переносится по желанию работника (например, из-за того, что вы нарушили срок выплаты отпускных).
  • Сотрудник хочет использовать дополнительный отпуск отдельно от основного.

Речь идет об особых категориях, например о чернобыльцах, которые вправе взять дополнительный отпуск в удобное для них время. Тогда заявление — основание для включения вне графика.

В некоторых случаях к заявлению прилагаются подтверждающие документы (удостоверение чернобыльца, справка инвалида и т.д.).

Как составить приказ о предоставлении дополнительного отпуска

Приказ — необязательный документ по закону, но на практике его оформляют всегда. Удобнее всего использовать унифицированную форму Т-6 (он удобен, в частности, если вместе с дополнительным вы оформляете основной отпуск непрерывным периодом) или её аналог.

Что обязательно указать в приказе:

  • Ф.И.О., должность, структурное подразделение.
  • Вид отпуска: «ежегодный дополнительный оплачиваемый за ненормированный рабочий день» (конкретизируйте).
  • Рабочий год, за который предоставляется отпуск.
  • Даты начала и окончания, количество дней.

Работник знакомится с приказом под подпись.

Как составить записку-расчет (форма Т-60)

Записка-расчет нужна бухгалтерии, чтобы начислить отпускные. Она составляется на основании приказа об отпуске.

Важно: сделать это нужно заранее, так как отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Срок исчисляется в календарных, а не рабочих днях (Письмо Роструда от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1).

Что заполняет кадровик (первая страница Т-60):

  • Табельный номер, Ф.И.О., должность, подразделение;
  • количество дней дополнительного отпуска.

Первую страницу подписывает работник кадровой службы. Он должен указать свою должность и расшифровку подписи.

Что заполняет бухгалтер (вторая страница):

  • Расчетный период, сумма выплат;
  • среднедневной заработок;
  • итоговая сумма отпускных к выплате.

Второй лист записки-расчета подписывает бухгалтер, обязательно приводится расшифровка его подписи.

Как внести сведения в личную карточку (форма Т-2)

В разделе VIII «Отпуск» делается запись о каждом предоставленном отпуске.

Что указать:

  • Вид отпуска (например, «ежегодный дополнительный оплачиваемый за работу в РКС»).
  • Период, количество дней.
  • Основание (приказ, его дата и номер).

Рекомендация. Если дополнительный отпуск предоставляется вместе с основным, вносите их отдельными строками. Это упрощает контроль остатков отпусков по рабочему году.

Как отражать в табеле ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Если вы используете унифицированную форму табеля N Т-12 или N Т-13, то для обозначения дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска используйте буквенный код «ОД» или цифровой «10».

Если вы используете свою форму табеля и собственные коды, отразите тот код, который предусмотрен у вас для такого отпуска.

Особенности предоставления отдельно от основного отпуска

Сотрудник просит: «Дайте мне дополнительный отпуск в декабре, а основной — в июне». Можно ли так сделать?

Да, но только при соблюдении двух условий:

  • Письменное согласие работника (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Без него — только единый период.
  • Одна из частей общего ежегодного отпуска (основной + дополнительный) должна быть не менее 14 календарных дней.

Пример: 28 + 14 = 42 дня. Вы даете 14 дней непрерывно (это минимальная обязательная часть). Оставшиеся 28 дней можно делить по соглашению, в том числе предоставляя дополнительный отпуск отдельно.

Если же сотрудник просит отпуск без сохранения зарплаты (например, пенсионеру по ч. 2 ст. 128 ТК РФ) — это отдельный порядок, такие отпуска в график отпусков не вносятся и предоставляются исключительно на основании заявления.

Какие риски есть при неправильном оформлении

Нарушения в части дополнительных отпусков ГИТ квалифицирует как нарушение трудового законодательства.

Возможны следующие риски:

  • административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ - например, это возможно, если не предусмотрите в графике отпусков сведения о ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске работника;
  • административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ (если ваши действия не содержат уголовно наказуемого деяния в соответствии со ст. 145.1 УК РФ) - если вы своевременно не выплатили отпускные за ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. В этом случае их нужно выплатить с процентами по ст. 236 ТК РФ (не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки).