Что меняется с сентября

С 1 сентября 2026 года все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны оформлять в электронном виде ряд документов при перевозках авто-, железнодорожным и авиатранспортом. Соответствующие изменения внесены Федеральным законом «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 07.06.2025 г. № 140-ФЗ.

Какие документы нужно заполнять в электронном виде

Закрепили обязательную электронную форму для транспортной накладной в автомобильных перевозках, заказа (заявки) на перевозку, грузовой накладной в авиации, транспортной железнодорожной накладной.

Также электронный формат обязателен для экспедиторских документов. К экспедиторским документам относятся:

  • поручение экспедитору, устанавливает перечень и условия оказания транспортно-экспедиционных услуг по договору транспортной экспедиции,
  • экспедиторская расписка, подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя,
  • складская расписка, подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение.

Стороны могут договориться использовать и другие экспедиторские документы. Порядок оформления и формы экспедиторских документов утверждены приказом Минтранса России от 11.02.2008 г. № 23. А состав экспедиторских документов может быть расширен, а не заменен (письмо Минфина России от 16.01.2018 г. № 03-03-06/1/1533).

Электронные экспедиторские документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью физического лица (физического лица, действующего на основании доверенности), оформленными с помощью приложения «Госключ».

Электронные экспедиторские документы нужно будет направлять в ГИС ЭПД.

Правила обмена экспедиторскими документами, сформированными в форме электронного документа, и сведениями, содержащимися в них, направления таких экспедиторских документов и сведений, содержащихся в них, в государственную информационную систему электронных перевозочных документов и предъявления таких экспедиторских документов и сведений, содержащихся в них, установлены Постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 г. № 469.

Когда можно применять не электронные, а бумажные документы

Минтранс России установил случаи, когда разрешено оформлять документы на бумажном носителе (см. приказы Минтранса России от 03.04.2026 г. № 115, от 01.06.2026 г. № 262, от 21.11.2025 г. № 407, от 18.03.2026 г. № 102).

Например, среди исключений для экспедиторских документов: если услуги оказывают физлицу для личных нужд (не предпринимательских), а также если на территории субъекта РФ, муниципального образования введены режимы повышенной готовности, чрезвычайной ситуации.

А транспортную накладную можно составлять в бумажном виде, если отсутствует доступ к интернету.

Кого касаются новые правила

Требование по применению электронных перевозочных документов (далее – ЭПД) носит обязательный характер для всей цепочки логистической схемы, а не только для транспортной компании.

Стандартно в автомобильной перевозке фигурируют как минимум три ключевых участника: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если в сделку вовлечён экспедитор, он автоматически становится еще одним звеном в системе электронного документооборота (далее – ЭДО), ведь электронные формы экспедиторских документов тоже входят в перечень обязательных к использованию.

Это нововведение адресовано широкому кругу отраслей: производственным компаниям, дистрибьюторам, розничной торговле, складским операторам, подрядчикам, терминальным службам, логистическим центрам и даже строительным площадкам.

Считать, что цифровизация транспортных документов коснется лишь перевозчиков, – заблуждение. Если предприятие регулярно является грузоотправителем или грузополучателем, оно обязано перейти на ЭПД.

Важно также четко прописать внутренние зоны ответственности по оформлению документов. Стандартный порядок предписывает оформление транспортной накладной грузоотправителем (если иное не предусмотрено в договоре), а начиная с 1 сентября 2026 года этот документ должен быть исключительно электронным.

Для финансовых и учетных служб это сигнал к пересмотру внутреннего регламента: необходимо заранее определить структурное подразделение, уполномоченное на создание накладной, утвердить этапы ее подписания, а также назначить сотрудника, проверяющего правильность заполнения реквизитов до момента отправки машины.

Как подготовиться к переходу на ЭПД, поговорим дальше.

Подготовка к переходу на ЭПД

Подготовку к переходу на ЭДО в сфере перевозок вам необходимо начать заранее, не дожидаясь 1 сентября 2026 г.

Чтобы перейти на ЭДО, нужно пройти несколько этапов:

  1. Подготовительный этап. На этом этапе сделайте следующее:
  • Проведите аудит хозяйственных операций. Проанализируйте, в качестве кого вы участвуете в перевозочном процессе, кто ваши контрагенты, кто обычно подписывает транспортные документы. Также рекомендуем проверить, есть ли сведения об экспедиторах, с которыми вы работаете, в реестре.
  • Создайте рабочую группу. Включите в нее работников бухгалтерии, юристов, логистов, ИТ-специалиста.
  • Выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД. Перечень аккредитованных операторов размещен на сайте Минтранса России. Для этого изучите предложения на рынке, по возможности проведите тестирование.

Например, сервис Контур.Логистика одним из первых прошел аккредитацию Минтранса и уже успешно работает с ЭПД. О сервисе можно прочитать здесь.

  1. Технический этап. На этом этапе сделайте следующее:
  • Подключитесь к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД, заключив с ним договор.
  • Настройте интеграцию с учётной системой. Для этого необходимо доработать учётную систему, настроить шаблоны документов, протестировать выгрузку документов.
  • Получите сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи или сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи и оформите машиночитаемую доверенность для сотрудников.
  • Предоставьте доступ к сервису сотрудникам компании и назначьте администратора, при необходимости подключите водителей.
  • Разработайте регламенты. В частности, необходимо разработать порядок оформления электронных документов, порядок их хранения.
  1. Этап обучения.

На этом этапе проведите обучение всех работников, которые будут принимать участие в перевозочном процессе и подписании электронных документов:, работников бухгалтерии, логистов, водителей кладовщиков. На том же этапе проведите тестовые операции, оформив параллельно документы на бумажном носителе и в электронном виде, чтобы отработать схему и выявить проблемные места.

  1. Пробный этап.

Данный этап рекомендуем по возможности провести, чтобы избежать ошибок, сбоев, снизить нагрузку при обязательном переходе на ЭДО. Для этого сделайте следующее:

  • Определите пилотных контрагентов, которые готовы досрочно перейти на ЭДО.
  • Уведомьте этих контрагентов о переходе на ЭДО.
  • Оформите дополнительные соглашения с ними к договорам, включив в них условие об оформлении транспортных документов в электронном виде, порядок подписания документов, реквизиты в системе ЭДО.
  • Отработайте с ними процесс ЭДО.
  1. Этап полного перехода (к 1 сентября 2026 г.). На этом этапе сделайте следующее:
  • Оформите дополнительные соглашения к договорам со всеми контрагентами, участвующими в перевозочном процессе, включив в них условие об оформлении транспортных документов в электронном виде, порядок подписания документов, реквизиты в системе ЭДО.
  • Внесите, если требуется, изменения в учётную политику о переходе на электронные транспортные документы.

Главная сложность – не сам переход на электронный формат документов, а перестройка рабочих процессов. Поэтому советуем Вам не затягивать и заранее подготовиться к новому порядку.