Кто может не составлять график отпусков?

Правило обязательного графика распространяется не на всех. От его составления освобождены:

  1. Микропредприятия – при условии, что они включили все условия об отпуске в трудовой договор по типовой форме. В этом случае отпуск предоставляется по письменному соглашению сторон. Однако эксперты КонсультантПлюс рекомендуют не отказываться от графика, чтобы не заключать новые соглашения при каждом изменении дат.
  2. Некоммерческие организации некоторых организационно-правовых форм.
  3. Работодатели – физические лица (не являющиеся ИП).

Для всех остальных работодателей наличие утвержденного графика отпусков – прямая обязанность.

Как составить и утвердить график отпусков

Шаг 1: Организуйте процесс

Несмотря на то, что специальный приказ о составлении графика не является обязательным, его издание крайне полезно. Этим приказом вы, во-первых, назначаете ответственного сотрудника (например, специалиста по кадрам), устанавливаете внутренние сроки для сбора заявок от руководителей подразделений, а также формализуете и упорядочиваете весь процесс.

Образец приказа о составлении графика отпусков мы нашли для Вас в системе КонсультантПлюс

Шаг 2: Учтите законодательные требования и пожелания сотрудников

Если в вашей организации есть профсоюз, до утверждения направьте ему проект графика для получения его мнения (ст. 123 ТК РФ). Его несоблюдение может сделать график недействительным.

Также, закон предоставляет некоторым сотрудникам право использовать отпуск в удобное для них время. Обязательно учтите пожелания работников:

  • имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет (до достижения младшим из них 14 лет) (ст. 262.2 ТК РФ);
  • отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
  • женщины - перед отпуском по беременности и родам или сразу после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
  • несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
  • один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • почетные доноры России (п. 1 ч. 1 ст. 23 Закона о донорстве);
  • получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или при работах по ликвидации ее последствий, инвалиды вследствие такой катастрофы (п. п. 1, 2 ч. 1 ст. 13, п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона N 1244-1).

Шаг 3: Выберите и заполните форму

Вы можете использовать:

  1. Унифицированную форму № Т-7 (самый распространенный и проверенный вариант).

Образец Унифицированной формы № Т-7 мы нашли для Вас в системе КонсультантПлюс

Самостоятельно разработанную форму, утвержденную в вашей организации. Главное, чтобы она содержала информацию, определяющую очередность отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
В графике необходимо обязательно указать ФИО каждого работника, его должность, структурное подразделение и табельный номер, планируемое количество дней отпуска (основного и всех видов дополнительного); конкретную дату начала отпуска, а не только месяц (Роструд в письме от 16.08.2024 настаивает на этом во избежание споров).

Подробнее с данным письмом вы можете ознакомиться в системе КонсультантПлюс.

А если отпуск делится на части, необходимо указать даты начала и продолжительность каждой части. Также отметим, что в графе «Примечание» можно отразить сведения об отпусках, перенесенных с прошлого года, или о предоставлении отпуска авансом.

Шаг 4: Утвердите график
Утвердите график отпусков приказом (распоряжением) руководителя организации. Конкретный срок составления графика законом не установлен, но его необходимо утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть до 17 декабря 2025 года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Готовое решение с четким планом по утверждению графика отпусков мы нашли для Вас в системе КонсультантПлюс

 

Как ознакомить с графиком отпусков сотрудников

Работников необходимо ознакомить с утвержденным графиком отпусков под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Контролирующие органы расценивают неознакомление как нарушение трудового законодательства. На практике для ознакомления используют один из двух основных подходов. Первый вариант – оформить лист ознакомления непосредственно на самом графике отпусков, что удобно, так как все подтверждающие документы находятся в одном месте. Второй вариант – вести отдельный журнал ознакомления со всеми локальными нормативными актами организации, куда вносится запись и о факте ознакомления с графиком отпусков. Оба способа являются допустимыми и соответствуют требованиям законодательства.
При использовании электронного кадрового документооборота ознакомление может производиться с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Мы нашли для Вас в системе КонсультантПлюс Готовое решение с полной информацией о том, что такое «усиленная квалифицированная электронная подпись» и в каких случаях она используется

Важно! Если вы составляете дополнение к графику для новых сотрудников, ознакомить с ним нужно только тех работников, которых оно касается.

Как внести изменения (дополнения) в график отпусков

Порядок внесения изменений в график отпусков законом прямо не определен, но сложилась устоявшаяся практика.

1. Перенос отпуска по инициативе работника:

Попросите работника написать заявление с просьбой о переносе отпуска с указанием новых дат и причины.
Проверьте, нет ли законодательных запретов на перенос (например, для несовершеннолетних или работников с вредными условиями труда).
На основании заявления внесите изменения непосредственно в график. В унифицированной форме Т-7 для этого есть графы 7-10, где указываются реквизиты документа-основания и новые даты.

2. Прием новых сотрудников:

Составьте дополнение к графику отпусков, используя ту же форму (Т-7 или свою). Заполните его так же, как и основной график, и утвердите приказом руководителя.
Мнение профсоюза учитывается в том же порядке, что и при утверждении основного графика.
С дополнением необходимо ознакомить новых работников.

3. При большом количестве изменений:

Полезно издать приказ о внесении изменений в график отпусков (в произвольной форме). В нем можно поручить кадровику внести правки, а также уведомить работников о новых датах.

График отпусков в электронном виде

Да, вести график отпусков в электронном виде можно. Закон не требует обязательного бумажного носителя для этого документа (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Для перевода графика отпусков в электронный формат необходимо внедрить систему электронного кадрового документооборота. В рамках этой системы утверждённый график подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, что придает документу юридическую силу. Факт ознакомления каждого сотрудника с графиком также фиксируется электронно – с использованием их собственных усиленных квалифицированных электронных подписей. Чтобы данный процесс был прозрачным и легитимным, весь порядок создания, утверждения и ознакомления с электронным графиком отпусков следует детально прописать в локальном нормативном акте организации, например, в Положении об отпусках.
Ответственность работодателя за нарушение обязательств, связанных с отпусками

За нарушение порядка работы с графиком отпусков возможны следующие риски:
Административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • За отсутствие графика отпусков.
  • За неознакомление работников с графиком или его дополнением.
  • За непредоставление отпуска в удобное время льготным категориям.

Наказание: для должностных лиц и ИП – штраф до 10 000 руб., для юридических лиц – до 50 000 руб. При повторном нарушении штрафы значительно увеличиваются, а должностное лицо может быть дисквалифицировано. Также усиливается риск появления споров с работниками. Если из-за неправильного внесения изменений или их отсутствия работник не был уведомлен об отпуске, он может оспорить действия работодателя и потребовать компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

ТОП 3 - сложные вопросы, связанные с оформлением отпуска

Нужно ли включать в график сотрудников, которые будут в длительном отпуске по уходу за ребенком?
Да, включать нужно всех, кто состоит в трудовых отношениях на дату утверждения графика. Но чтобы избежать сложностей с уведомлением, можно включить их ФИО без указания дат, сделав в графе «Примечание» пометку о причине (например, «отпуск по уходу за ребенком»).

Для подробного ознакомления читайте в материале.

 

Обязательно ли указывать в графике дату начала отпуска, если работник имеет право на отпуск в удобное для него время?
Минтруд рекомендует указывать конкретную дату. Но такой работник вправе позже подать заявление о переносе отпуска, и отказать ему нельзя. В этом случае в график вносятся изменения.

В системе КонсультантПлюс доступно для изучения письмо Минтруда по данному вопросу.

Что делать, если внешний совместитель не сообщил даты отпуска с основного места работы?
Запросите у него документ, подтверждающий период отпуска по основному месту (например, справку или выписку из приказа). Если он продолжает работать, а вы узнали, что у него отпуск на основной работе, предложите ему оформить отпуск и у вас, чтобы избежать нарушения закона (ст. 286 ТК РФ).