Что такое график отпусков

Под графиком отпусков понимается очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков. Данный документ составляет и утверждает работодатель с учётом мнения профсоюзной организации, если в организации есть такой орган. Делается это для того, чтобы порядок ухода работников организации в оплачиваемые отпуска был как-то регламентирован, и все не ушли в отпуск одновременно, нарушив рабочий процесс. Утверждённый график отпусков является обязательным как для работника, так и для работодателя.

Отметим, что законодательством не установлено, кто в организации должен составлять график отпусков. Работодатель может сам выбрать работника, на которого будет возложена эта обязанность. Для этого пропишите это условие в его трудовом договоре. Кроме того, работодатель может ежегодно издавать приказы о составлении графика отпусков и в нём назначать работника, ответственного за составление этого графика.

 

С образцом такого приказа, можете ознакомиться с помощью материала системы КонсультантПлюс.

Все ли организации обязаны составлять график отпусков? Нет. От этой обязанности освобождены микропредприятия и некоторые некоммерческие организации, которые полностью или частично отказались от принятия ЛНА.

Каковы сроки утверждения графика отпусков

Согласно ТК РФ, график отпусков должен быть утверждён не менее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. В этом году этот срок приходится на 17 декабря, которое выпадает на воскресенье, а потому лучше завершить утверждение графика к 15 декабря.

Как составить график отпусков

Для составления графика отпусков можете использовать унифицированную форму Т-7, утверждённую Госкомстатом, или разработать собственную. Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов, при составлении собственной формы предлагаем опираться на форму унифицированную.

 

 

 

 

 

Ознакомиться с образцом заполнения формы можно с помощью материалов системы КонсультантПлюс.

Составление графика отпусков происходит посредством включения в него всех работников, с которыми у организации установлены трудовые отношения. Это касается и дистанционных работников, и тех с кем трудовые договоры будут расторгнуты в течение года, и совместителей. Не забудьте включить в график отпусков также и тех сотрудников, которые в следующем году выходят из декрета на полный рабочий день. А вот мобилизованных включать в график не обязательно. Сделать это можно после возобновления трудового договора.

О других неоднозначных ситуациях, касающихся включения работников в график отпусков, можете узнать из материала системы КонсультантПлюс.

Очерёдность отпусков в графике работодатель вправе определять самостоятельно, однако есть категории работников, которым согласно законодательству отпуск предоставляется в удобное для них время. Вот список этих категорий работников:

  • Женщинам перед декретом или после него
  • Одному из родителей ребёнка-инвалида
  • Родителям трёх или более детей до 18 лет, младшему из которых меньше 14 лет
  • Несовершеннолетним
  • Внешним совместителям
  • Почётным донорам
  • Чернобыльцам
  • Супругам военнослужащих
  • Мобилизованным, после возобновления трудового договора

С этими работниками необходимо будет согласовать даты предоставления отпуска. Также согласовывать даты понадобится с любым работником, чтобы разделить отпуск на части. Порядок такого согласования нормативно не определён. Можно, например, поручить руководителям подразделений запросить у работников информацию о желаемых датах отпусков. Отпуск можно предоставлять в любые дни, в том числе и в выходные, а вот праздничные дни в число календарных дней отпуска не входят. Кроме того, следует помнить, что при разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, хотя бы одна его часть должна быть не менее 14 календарных дней. Для того, чтобы разделить отпуск на части необходимо взять у работника заявление о разделении ежегодного отпуска на части и зафиксировать это в графике отпусков.

Подробнее с этой процедурой можете ознакомиться с помощью аналитического материала системы КонсультантПлюс.

Как утвердить график отпусков

Для того, чтобы утвердить график отпусков, необходимо просто заполнить соответствующий гриф утверждения. Приказ об утверждении графика отпусков издавать не обязательно. Обратите внимание на то, что если в организации есть профсоюзный орган, при утверждении графика отпусков вы должны согласовать документ с этим органом. Для этого до утверждения графика отпусков направьте в профсоюз проект графика и обоснование по нему. Дата согласования графика с профсоюзом должна быть не позднее даты утверждения.

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

После утверждения графика ознакомьте с ним сотрудников. Нормативно порядок ознакомления не утверждён. Можете использовать лист ознакомления произвольной формы. Разрабатывая собственную форму листа ознакомления, обязательно включите в неё следующую информацию: Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение (если есть), подпись, дата ознакомления. Рекомендуем ознакомить работников с графиком отпусков до начала календарного года, на который он составлен. Если работник отказывается ставить подпись об ознакомлении, составьте соответствующий акт. Обращаем ваше внимание на то, что в случае неознакомления работников с графиком отпусков у вас возможны риски получения штрафа от ГИТ, поскольку существует многочисленная судебная практика подтверждающая, что данный документ является ЛНА.

 

 

 

 

 

Пример такого листа можно найти в системе КонсультантПлюс.

Как внести изменения в график отпусков

Изменения в график отпусков могут быть внесены по ряду причин. Например, происходит перенос отпуска, меняются его даты или необходимо включить в график нового сотрудника. Порядок внесения изменений в график отпусков законом не определён. Для того, чтобы зафиксировать изменения, внесите их в график с указанием реквизитов документа, на основании которого они сделаны. Как правило, приказ о внесении изменений в график отпусков не нужен, однако он может быть полезен, если изменений много. С помощью системы КонсультантПлюс можете ознакомиться с различными образцами документов, которые будут вам полезны, в связи с внесением изменений в график отпусков. Среди них: приказ о внесении изменений в график отпусков, дополнение к графику отпусков при приёме новых сотрудников, заявление о внесении изменений в график отпусков.

Ответственность за нарушение порядка утверждения графика отпусков

Ответственность за нарушение порядка утверждения графика отпусков наступает в соответствии со статьей 5.27. КоАП РФ и предполагает наложение штрафа в размере до 70 тыс. рублей.