ЕФС-1 — новая форма отчётности работодателей в СФР, заменившая несколько форм, применявшихся до 2023 г. Отчётность по персонифицированному учёту и взносам на травматизм объединит сведения из СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. Подавать форму ЕФС-1 надо в объединенный фонд уже со следующего года. Рассмотрим основные важные моменты.

Состав формы ЕФС-1

Отчёт ЕФС-1 состоит из титульного листа и 2 разделов с подразделами. В них отражают сведения:

  • о страхователе (титульный лист формы);
  • о трудовой деятельности (подразд. 1.1 подразд. 1 разд. 1 формы);
  • о страховом стаже (подразд. 1.2 подразд. 1 разд. 1 формы ЕФС-1);
  • о зарплате работников бюджетной сферы (подразд. 1.3 подразд. 1 разд. 1 формы);
  • об основаниях для отражения данных о периодах работы в условиях, которые дают право для досрочной пенсии (подразд. 2 разд. 1 формы);
  • о застрахованных, за которых перечисляли дополнительные взносы на накопительную пенсию (подразд. 3 разд. 1 формы);
  • о взносах на травматизм (подразд. 2.1 и 2.2 разд. 2 формы);
  • о результатах обязательных медосмотров и спецоценке (подразд. 2.3 разд. 2 формы).

Заполнять подразд. 1 разд. 1 надо при сдаче подразд. 1.1, 1.2, 1.3. Подразделы 2.1 и 2.3 разд. 2 заполняют все страхователи. Подразделы 2.1.1 и 2.2 разд. 2 оформляют, только если есть показатели. Титульный лист входит в состав отчета всегда.

В какие сроки сдавать отчётность ЕФС-1?

ЕФС-1 с подразд. 1.2 подразд. 1 разд. 1 подают раз в год. Впервые это нужно сделать не позднее 25 января 2024 года за 2023 год. Форму с разд. 2 представляют ежеквартально — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом. ЕФС-1 с подразд. 1.1 подразд. 1 разд. 1 надо сдать при приёме, увольнении, переводе и иных кадровых изменениях с 1 января 2023 года в такие сроки:

  • при приёме на работу или увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
  • при заключении и прекращении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня после заключения или прекращения договора;
  • в случае иного кадрового мероприятия (перевод, переход на электронную трудовую книжку и т.п.) — не позднее 25-го числа следующего месяца.

Особенности заполнения разделов ЕФС-1

Подраздел 1 ЕФС-1 – СЗВ-ТД

Фактически, подраздел 1 будет индивидуальным — все относящиеся к нему подразделы заполняются отдельно на каждого работника. Там будет указываться кодировка в зависимости от гражданства работника и статуса иностранца. А поскольку по новой форме ЕФС-1 надо отчитываться и за работников по ГПД, появились новые виды мероприятий и коды для них, например, начало договора ГПХ, окончание договора ГПХ, а также коды для разных видов ГПД.  Кроме того, в разд. 1.1 по уволенным надо будет указывать не только норму ТК РФ, по которой уволен работник, но и код причины увольнения из нового Классификатора. Появился новый подраздел 2 раздела 1 для детализации и подтверждения сведений о периодах работы, дающих право на досрочное назначение пенсии за вредные условия труда и работникам летно-испытательного состава. В ЕФС-1 нет отдельной корректирующей формы, исправляющей ранее представленные сведения, как было с СЗВ-КОРР для исправления неверных данных в СЗВ-СТАЖ. Для исправления ошибок надо будет подавать тоже ЕФС-1, но с типом «Корректирующая». Кроме того, как и сейчас, надо будет выдавать сведения по выходящему на пенсию работнику — по запросу работника или Фонда. Для этого будет использоваться подраздел 1.2 со сведениями о страховом стаже — с типом сведений «Назначение пенсии», срок — 3 календарных дня.

Раздел 2 ЕФС-1 = 4-ФСС

Раздел 2 формы ЕФС-1 заменит форму 4-ФСС. Причём данный раздел включает практически те же показатели, что и бывший 4-ФСС:

  • подраздел 2.1 соответствует таблице 1 формы 4-ФСС;
  • подраздел 2.1.1 — таблице 1.1;
  • подраздел 2.3 — таблице 4 формы 4-ФСС.

В форму ЕФС-1 не стали включать раздел, аналогичный таблице 3 расчета 4-ФСС, где указывалась численность пострадавших в связи со страховыми случаями в отчетном периоде, видимо, сочли эти данные избыточными. Организации и ИП, у которых не более 10 застрахованных работников, могут, как и раньше, сдавать отчет на бумаге. Но срок представления не будет зависеть от того, сдается форма в бумажном или электронном виде. Напомню, что прежде для электронной формы 4-ФСС срок сдачи был на 5 дней больше, чем для бумажной.

Ответственность за ошибки в новой форме ЕФС-1

Штрафы за нарушения, связанные с персонифицированной отчетностью, в 2023 году в основном будут такие же, как и прежде:

  • за непредставление в срок либо представление неполных или недостоверных сведений — 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица;
  • за несоблюдение порядка представления сведений в электронной форме — 1 000 руб.

А вот сроки уплаты штрафов поменялись. Раньше на уплату указанных штрафов страхователю отводилось 10 календарных дней со дня получения требования. А с 01.01.2023 этот срок составляет 20 календарных дней, т.е. его увеличили в 2 раза. При этом если все-таки заплатить штраф в течение 10 календарных дней со дня получения требования, то размер штрафа к уплате уменьшается наполовину. Кроме того, штрафа не будет, если:

  • исправленные сведения представить в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления Фонда об обнаруженных ошибках;
  • самостоятельно, раньше проверяющих, выявить ошибку и подать в Фонд уточненные сведения.

Надо сказать, что такие правила действовали и прежде, но были установлены не Законом N 27-ФЗ, а Инструкцией о порядке ведения персонифицированного учёта. Отдельная ответственность, как и раньше, установлена за непредставление сведений о трудовой деятельности — речь о подразделе 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» ЕФС-1. Штрафовать будут должностное лицо по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. Сведения о начисленных взносах на травматизм по-прежнему можно будет уточнить. Если сделать это после окончания срока сдачи отчетности, то нужно заплатить недостающую сумму взносов и пени. Если сделать это до того, как Фонд узнал об ошибке в первоначальных сведениях, штрафа не будет.