Изменения с 2026 года

С 1 января 2026 года перечень расходов, учитываемых при УСН с объектом «доходы минус расходы», стал открытым. При этом расходы определяют по правилам, которые установлены для налога на прибыль (пп. 45 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ, далее – НК РФ).

Таким образом, список расходов становится неограниченным, и поначалу может сложиться впечатление, что необходимость в самом перечне полностью исчезает. Действительно ли это так? Думаем, что нет, ведь общие принципы признания расходов при УСН остались прежними. Ещё можно предположить, что теперь при УСН разрешено списывать любые траты, которые понёс плательщик. Но и это не так, поскольку ограничения по-прежнему установлены гл. 25 НК РФ.

Общий порядок учёта расходов при УСН

Расходами признаются обоснованные документально подтверждённые затраты, которые понёс налогоплательщик. Под обоснованными расходами понимаются экономически обоснованные затраты, чья стоимость выражена в денежной форме.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они понесены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом неважно, получен доход или убыток, главное – целевое назначение расходов.

Получается, в расходах можно учесть любые затраты, соответствующие этим критериям. В том числе это зарплата и страховые взносы, стоимость товаров и других ТМЦ, реклама (норматив расходов на рекламу считают от поступившей выручки, ст. 346.16 НК РФ).

Напомним также, что материальные ценности, работы, услуги должны быть получены и оприходованы, поскольку расходами считаются затраты, понесённые налогоплательщиком. Иными словами, авансы (предоплата), например за услуги, при расчёте налоговой базы по УСН не учитываются (Письмо Минфина России от 12.11.2020 № 03-11-11/98678).

И важен главный принцип – кассовый метод учёта расходов: затраты должны быть фактически оплачены (кроме сумм страховых взносов, которые ИП платят за себя).

Какими документами подтвердить расходы

Расходы на УСН подтверждают так же, как для налога на прибыль организаций. Порядок здесь одинаковый (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Так, как правило, для подтверждения расходов на УСН у вас должны быть первичные документы, которые фиксируют основание для расхода (например, накладные, акты приёма-передачи и т. д.), и платёжные документы, которые подтвердят сам расход (например, платёжные поручения).

Подробно правила учёта расходов на УСН и нюансы учёта отдельных затрат я нашла в видео, размещённом в СПС КонсультантПлюс.

Расходы, которые разрешено учитывать

Начиная с этого года плательщики УСН получили возможность учитывать ряд издержек, которые ещё недавно нельзя было включать в расходы. Приведём примеры таких затрат:

  1. Расходы на консультационные и информационные услуги (пп. 45 п. 1 ст. 346.16 и пп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ). Раньше в закрытом перечне такого вида расходов не было.
  2. Расходы на добровольное имущественное страхование. Затраты на добровольное страхование транспорта, грузов, основных средств производственного назначения, НМА, объектов незавершённого строительства и прочих рисков.

Также есть список расходов на отдельные услуги, которые можно включать при определенных условиях. Это описано в системе КонсультантПлюс. Например, здесь я нашла как учесть расходы на связь и на услуги банков: Готовое решение: Как на УСН учесть расходы на отдельные виды услуг.

Стоимость проданных материалов

Если вы приобрели материалы для собственных нужд, их стоимость вы отражаете в составе материальных расходов после оплаты поставщику (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если затем вы продали неиспользованные остатки, отразите доход от продажи (письмо Минфина России от 09.06.2018 № 03-11-11/40085). Полагаем, что корректировать расходы не нужно.

Если материалы вы приобрели для последующей перепродажи, то их стоимость учтите в расходах так же, как по другим покупным товарам, – после их реализации покупателю (пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Затраты на покупку недвижимости

Учёт расходов будет разный для недвижимости:

  • которую вы купили для перепродажи. В таком случае расходы учитывайте так же, как по покупным товарам;
  • которую приобрели для использования как ОС. В этом случае порядок учёта расходов на недвижимость зависит от того, когда вы её приобрели (п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ):
  1. если вы купили имущество в период применения УСН, расходы списывайте в течение первого календарного года, в котором ввели в эксплуатацию оплаченное ОС. В том же порядке можете списать расходы на ОС, понесённые в период применения УСН с объектом «доходы», если ОС введено в эксплуатацию уже после перехода на УСН с объектом «доходы минус расходы» (письмо Минфина России от 26.01.2024 № 03-11-11/6177);
  2. если вы купили имущество до перехода на УСН, учитывайте затраты в течение 1–10 лет в зависимости от срока его полезного использования.

Бывают ситуации, когда компания продаёт ОС ранее установленного срока (в течение 3 лет или 10 лет – если СПИ более 15 лет).

Можно ли, выполнив требования, установленные подп. 3 п. 3 ст. 346.16 НК РФ, на дату реализации включить в расходы остаточную стоимость досрочно проданных ОС? Ответ на этот вопрос разобран в СПС КонсультантПлюс: Статья: УСН-расходы при досрочной продаже ОС в 2026 году.

Расходы на обеспечение нормальных условий труда

К примеру, расходы на установку кондиционера в 2025 году нельзя было списать при УСН (письмо Минфина России от 09.06.2023 № 03-11-11/53648). Теперь такие затраты можно включать в расходы на основании пп. 45 п. 1 ст. 346.16 и пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Также можно учесть затраты организации на покупку чистой питьевой воды, на приобретение и монтаж кулеров и другие похожие расходы, связанные с обеспечением нормальных условий труда и соблюдением техники безопасности (письмо Минфина России от 23.03.2020 № 03-03-07/22134).

Что касается затрат на обустройство офисной кухни. Для этого нужна кухонная мебель, посуда и бытовая техника. Учитывать расходы на обустройство офисной кухни в «упрощённых» затратах так же, как и в целях налога на прибыль, с этого года можно в качестве прочих расходов – расходов на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности (п. 1 ст. 252, подп. 7 п. 1 ст. 264, подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письма Минфина от 26.09.2011 № 03-03-06/2/149, от 02.10.2015 № 03-03-06/56359).

Поскольку законом не установлено, какие именно расходы обеспечивают нормальные условия труда, нужные мероприятия можно прописать самостоятельно в своих ЛНА или указать в приказе (ст. 8 Трудового кодекса РФ).

К расходам теперь относят и затраты на проведение спецоценки рабочих мест, которые до 2026 года нельзя было учитывать при УСН (письмо Минфина России от 27.06.2014 № 03-11-06/2/31000).

Уменьшение налога на сумму безнадёжных долгов

Возникают вопросы: можно ли формировать резерв по сомнительной задолженности и учитывать в расходах сумму самого резерва, а также сумму безнадёжных долгов?

Создать резерв по сомнительным долгам для последующего списания безнадёжной задолженности контрагентов даже по налогу на прибыль можно, только если для учёта доходов и расходов применяется метод начисления (подп. 7 п. 1 ст. 265, ст. 266 НК РФ). Для организаций, работающих с кассовым методом учёта, создание резерва по сомнительным долгам не предусмотрено. Поскольку при УСН доходы и расходы признаются после оплаты, на УСН также нельзя создавать резерв по сомнительным долгам.

Что касается учёта в расходах по упрощёнке суммы безнадёжных долгов. Специалист ФНС Колотов Игорь Олегович, советник государственной гражданской службы РФ 3 класса, подтвердил, что сумму безнадёжных долгов с нового года на УСН можно учесть в расходах. Задолженность признаётся безнадёжной в том периоде, когда возникло основание для признания долга безнадёжным (письмо Минфина от 11.01.2023 № 03-03-06/1/648). При этом неважно, включалась ли сумма дебиторской задолженности в доходы ранее.

Представительские расходы

Вы вправе учесть представительские расходы, поскольку это допускается гл. 25 НК РФ (пп. 22 п. 1 ст. 264, пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Признавайте их в размере, не превышающем 4% суммы расходов, которые вы понесли на оплату труда за отчётный (налоговый) период. Дату их признания определяйте в общем порядке (п. 2 ст. 264, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Что нельзя включать в расходы

Не учитывают в расходах выданные авансы, налог при УСН и расходы из ст. 270 НК РФ (например, вы не можете учесть в расходах материальную помощь (за некоторыми исключениями) работникам (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Также не будет расходов по тем видам деятельности, в отношении которых вы применяете ПСН (п. 8 ст. 346.18 НК РФ).

Вот неполный список того, что не получится учесть в расходах на УСН:

  • дивиденды;
  • штрафы, пени и другие санкции, перечисляемые в бюджет (в государственные внебюджетные фонды);
  • затраты на покупку имущественных прав (долей) и увеличение величины вклада в имущество в виде денег (письмо Минфина России от 28.01.2026 № 03-00-08/5827);
  • представительские расходы в части, превышающей лимиты, установленные п. 2 ст. 264 НК РФ;
  • отрицательные курсовые разницы от переоценки валютных ценностей и требований (обязательств) при изменении курса валюты, поскольку при УСН такую переоценку не проводят (п. 5 ст. 346.17 НК РФ);
  • стоимость безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей;
  • стоимость имущества, переданного как целевое финансирование согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ.

Таким образом, мы сегодня разобрались с основными правилами учёта расходов на упрощёнке и поговорили про отдельные затраты.