Как составить и утвердить график отпусков

График отпусков – обязательный ЛНА, его должны составлять все организации. Исключение – микропредприятия, заключающие трудовые договоры по типовой форме. График отпусков на следующий год надо составить и утвердить не позднее 17 декабря текущего года. Приказ о составлении графика не обязателен, но можно его оформить.

Составьте график отпусков по унифицированной форме N Т-7 или по разработанной вами форме. Заполняя график, укажите, в частности, Ф.И.О., должности работников, количество дней и даты начала их ежегодных отпусков (как основных, так и дополнительных). Если отпуск разделён на части, укажите даты начала каждой из его частей. Учтите пожелания некоторых работников о времени предоставления отпуска (например, несовершеннолетних). До утверждения направьте график в профсоюз для учёта его мнения (если он есть). Можете издать приказ о составлении графика отпусков и в нём, в частности, назначить ответственного за это работника.

График отпусков обязательно составлять всем, кроме некоторых микропредприятий и некоммерческих организаций, а также работодателей - физических лиц. Необходимо включить в график всех, кто числится в организации, в том числе совместителей и работников по срочным договорам. Декретниц включайте, если в следующем году они выйдут на работу. Мобилизованных вносите в график после возобновления трудового договора. Очерёдность отпусков в графике определяет работодатель, но некоторым работникам вы обязаны предоставить отпуск в удобное для них время.

Отпуск в удобное время надо предоставить:

  • женщинам – перед декретом или после него;
  • одному из родителей ребёнка-инвалида – в любое время;
  • многодетным матери или отцу трёх или более детей до 18 лет, младшему из которых меньше 14 лет, – в любое время;
  • внешним совместителям – во время отпуска по основному месту работы;
  • почётным донорам, чернобыльцам, несовершеннолетним – в любое время;
  • супругам военнослужащих – во время отпуска военнослужащих;
  • мобилизованным – в течение 6 месяцев после возобновления трудового договора;
  • ветеранам боевых действий – в любое время.

Отпуск в удобное время другим категориям, например одиноким матерям, можно предусмотреть в коллективном договоре или ЛНА.

График утверждает руководитель организации, приказ об утверждении не обязателен, достаточно подписи в поле «Утверждаю» формы Т-7. Но, если вам так удобнее, можно издать отдельный приказ.

Ознакомьте работников с утверждённым графиком отпусков под роспись. Для этого дополните график ещё одной графой или оформите лист ознакомления. Срок для ознакомления законом не установлен, его можно указать в приказе об утверждении графика. Об отказе работника от ознакомления с графиком составьте акт.

Как ознакомить с графиком отпусков сотрудников

График отпусков является локальным нормативным актом. А значит, вам нужно знакомить работников с ним под подпись, как и с другими локальными нормативными актами, которые связаны с их трудовой деятельностью.

Как заполнить лист ознакомления с графиком отпусков

Форма и порядок заполнения листа ознакомления с графиком отпусков нормативно не предусмотрены. Можете составить его в произвольной форме, как приложение к графику отпусков или в виде отдельного документа. Если у вас получается несколько отдельных листов, их лучше прошить, оформив журналом (например, чтобы не потерять), или сразу вместо них завести отдельный журнал ознакомления. В листе (журнале) ознакомления рекомендуем указать, на какой год составлен график отпусков, дату утверждения или реквизиты приказа, которым он утверждён (если издавали такой приказ), и включить, в частности, следующие графы:

  • Ф.И.О. работника;
  • должность и структурное подразделение (при наличии);
  • подпись работника;
  • дата ознакомления.

Кроме того, удобно предусмотреть в листе (журнале) ознакомления графу для внесения сведений о том, что работник уведомлен о времени начала ежегодного отпуска под подпись. Можете включить в лист (журнал) ознакомления с графиком отпусков и другие графы при необходимости. Например, можете предусмотреть графу «Примечания». В ней можно делать отметки, в частности, о том, что работник отказался знакомиться с графиком отпусков под подпись.

Образец листа ознакомления с графиком отпусков можно найти в системе КонсультантПлюс.

Что делать, если работник не согласен с графиком отпусков и отказывается ознакомиться с ним под подпись

Законом не урегулировано, как нужно поступить, если работник не согласен с графиком отпусков и отказывается ставить на нём подпись об ознакомлении. В такой ситуации вы не обязаны по требованию работника менять даты его отпуска в графике. Исключение: работник по закону имеет право на отпуск в удобное для него время. В остальных случаях рекомендуем составить акт об отказе от ознакомления с графиком отпусков. Форма акта произвольная (нормативной нет). Желательно, чтобы его составили минимум трое работников – свидетелей отказа.

Укажите в акте, в частности:

  • дату и время его составления;
  • Ф.И.О. и должности работников, составивших акт;
  • Ф.И.О., должность работника, который отказался ознакомиться с графиком отпусков под подпись;
  • информация о том, что работник отказался ознакомиться с графиком отпусков (укажите, на какой год он составлен, дату его утверждения или реквизиты приказа, которым утверждён);
  • подписи работников, составивших акт.

Такой акт позволит избежать рисков, поскольку подтвердит, что вы предприняли необходимые меры, чтобы ознакомить работника с графиком отпусков, но он отказался поставить на нём подпись об ознакомлении.

Внимание: есть мнение, что вы ни при каких обстоятельствах не обязаны менять даты в графике отпусков, если работник с ними не согласен. Однако это не так. Как мы уже указали выше, некоторые категории работников имеют право взять отпуск в удобное для них время. Если вы им откажете, у вас возможны риски, в частности, административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Как внести изменения (дополнения) в график отпусков

Порядок внесения изменений в график отпусков законом не опредён. Если необходимо изменить в графике даты отпуска работника (например, в связи с переносом отпуска), можно попросить его написать заявление с указанием новых дат. Иногда на практике издают приказ о внесении изменений в график. Он полезен, если изменений много. Затем следует внести изменения непосредственно в график, например, указать в нём новые даты отпуска и реквизиты документа, на основании которых они изменились.

Изменения могут быть внесены в график отпусков в следующих случаях.

1. При переносе отпуска с согласия работника.

Корректирующие сведения нужно внести в графы 8 и 9 графика отпусков (формы N Т-7).

2. При отзыве работника из отпуска.

Поскольку в форме N Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об отзыве, можно воспользоваться графой 10 «Примечание». В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 – дату начала использования оставшейся части отпуска.

Как правильно отозвать сотрудника из отпуска я нашла в системе КонсультантПлюс.

3. При приёме новых работников после утверждения графика отпусков.

Порядок внесения изменений в график отпусков для этой категории работников не установлен. В настоящее время на практике применяются два варианта отражения отпусков, каждый из которых не противоречит действующему законодательству.

Вариант 1. К действующему графику отпусков нужно оформить приложение по унифицированной форме N Т-7 и внести в него сведения об отпусках новых работников.

Приложение рекомендуем утвердить, предварительно согласовав с профсоюзом при его наличии в организации.

 Вариант 2. В действующий график отпусков, утверждённый до приёма нового работника, не вносят никакие изменения (дополнения).

При желании уйти в отпуск работнику необходимо направить работодателю заявление в произвольной форме. В случае достижения договорённости о дате начала отпуска работодатель издаёт приказ о предоставлении отпуска и составляет записку-расчёт. Рекомендуем принять локальный нормативный правовой акт, в котором будет установлен порядок внесения изменений в график отпусков.

Ответственность работодателя за нарушение обязательств, связанных с отпусками

За непредоставление отпуска, который полагается работнику, предусмотрена материальная ответственность в виде денежной компенсации морального вреда работнику и (или) административная ответственность, например в виде штрафа, который для организации может достигать 70 000 руб. Ответственность в этом случае наступает, только если работодатель виноват в непредоставлении работнику отпуска. Например, если не предоставите работнику ежегодный отпуск в течение двух лет подряд, чем нарушите ч. 4 ст. 124 ТК РФ, или в нарушение ч. 2 ст. 128 ТК РФ откажете инвалиду в 60 календарных днях отпуска за свой счёт.

Административная ответственность за непредоставление полагающегося по закону отпуска, если это нарушение совершено впервые, предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения, штрафа. За повторное нарушение – ответственность по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа, дисквалификации должностного лица на срок от года до трёх лет. А если отпуск установлен коллективным договором, соглашением, то административная ответственность за его непредоставление предусмотрена ч. 1 ст. 5.31 КоАП РФ в виде предупреждения, штрафа.

Штраф за непредоставление отпуска, полагающегося по закону, могут назначить, если такое нарушение совершено впервые, по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Тогда его размер может составить для должностного лица от 1 000 до 5 000 руб., а для организации – от 30 000 до 50 000 руб. За повторное аналогичное нарушение штраф предусмотрен ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, и он уже может составить от 10 000 до 20 000 руб. для должностного лица, а для организации от 50 000 до 70 000 руб. Штраф по ч. 1 ст. 5.31 КоАП РФ за непредоставление отпуска, полагающегося по коллективному договору, соглашению, могут назначить в размере от 3 000 до 5 000 руб.

Размер денежной компенсации морального вреда (если работник о ней заявит) вы определяете по соглашению с работником, а в случае спора – как решит суд.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

За отсутствие графика отпусков предусмотрена административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. В первый раз предусмотрено предупреждение или штраф, например, для юрлица до 50 000 руб. А если ранее вы уже были привлечены к административной ответственности за аналогичное нарушение – дисквалификация должностного лица от года до трёх лет и (или) штраф, например для юрлица до 70 000 руб. Штраф такой же, как за непредоставление отпуска.

Ответственность за несоблюдение графика отпусков

Несоблюдение графика отпусков может повлечь материальную ответственность в виде компенсации морального вреда и (или) административную ответственность, например в виде штрафа, который для юрлица может достигать 70 000 руб. Ответственность в этом случае вы несёте, только если виноваты в несоблюдении графика отпусков. Вместе с тем ответственность не грозит, например, в таком случае. Вы перенесли отпуск, поскольку работник, имеющий трёх детей до 18 лет, младшему из которых не исполнилось 14 лет, на основании ст. 262.2 ТК РФ использовал отпуск в удобное для него время, а не по графику отпусков.

Административная ответственность вам грозит по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ – в первый раз предусмотрено предупреждение или штраф (например, для юрлица до 50 000 руб.), а за повторное такое нарушение – дисквалификация должностного лица от года до трёх лет и (или) штраф (например, для юрлица до 70 000 руб.). Штраф такой же, как за непредоставление отпуска. Размер денежной компенсации морального вреда (если работник о ней заявит) определяется по соглашению с работником, а в случае спора – как решит суд.