Инвентаризация 2023

Когда проводить инвентаризацию

Инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

Плановые проводят в заранее установленные сроки. График их проведения, как правило, содержится в положении об инвентаризации. Его утверждает руководитель организации (например, в составе учётной политики). К плановым относят инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчётности.

Образец положения о проведении инвентаризации я нашла в системе КонсультантПлюс.

Внеплановую инвентаризацию проводят как в случаях, установленных законодательством, так и в иных случаях по решению руководителя. Точные сроки проведения и назначение таких инвентаризаций заранее неизвестны.

Обязательную внеплановую инвентаризацию проводят, например (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности, утверждённого приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, приведённых в приложении к приказу Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49):

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
• при смене материально ответственного лица, с которым заключён договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

По решению руководства организации внеплановую инвентаризацию (например, внеплановую инвентаризацию склада ГСМ) проводят в целях контроля сохранности имущества.

Применение нового ФСБУ 28/2023

В начале этого года был принят ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Он утверждён приказом Минфина РФ от 13.01.2023 г. № 4н. ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» все организации обязаны начать применять с 1 апреля 2025 г. Однако по решению руководителя организации сделать это можно и раньше (п. 2 приказа Минфина России от 13.01.2023 г. № 4н).

Как проводить инвентаризацию по-новому, КонсультантПлюс описал в своём Готовом решении 

Далее рассмотрим стандартный порядок без учёта ФСБУ 28/2023.

Годовая инвентаризация

Годовую инвентаризацию проводят с целью обеспечить достоверность данных бухгалтерского учёта и статей годовой бухгалтерской отчётности. Проведение такой инвентаризации обязательно для всех организаций независимо от их организационно-правовых форм и применяемых налоговых режимов (п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации», п. п. 26, 27 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности).

Годовую инвентаризацию имущества обычно проводят в период с 1 октября по 31 декабря отчётного года. При этом инвентаризацию обязательств проводят по состоянию на 31 декабря включительно (приложение к письму Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Завершить годовую инвентаризацию необходимо до даты подписания годовой бухгалтерской отчётности.

Что проверять

При годовой инвентаризации необходимо подтвердить остатки по всем счетам бухгалтерского учёта, формирующим статьи бухгалтерской отчётности, поэтому проверке подлежат (ч. 1, 2, 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учёте, п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации», п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации):

• все активы организации (как материальные, так и не имеющие материально-вещественной формы) независимо от их местонахождения;
• все обязательства организации;
• имущество и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, например, арендованные основные средства, которые не признаются в качестве права пользования активом. Данные о них необходимо представить в бухгалтерской отчётности (п. 3.7 Методических указаний по инвентаризации);
• имущество, фактически находящееся в организации, но не учтённое по каким-либо причинам.

Вы можете не проверять при годовой инвентаризации (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации):

• имущество, которое инвентаризировали не ранее 1 октября отчётного года;
• основные средства, если проводите их инвентаризацию раз в три года;
• библиотечный фонд, если проводите его инвентаризацию раз в пять лет.

Участие МОЛ в инвентаризации

Материально ответственные лица в инвентаризационную комиссию не входят (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации). При этом они должны присутствовать при инвентаризации. Если МОЛ уклоняется от участия в проверке или отсутствует по другим причинам, направьте ему уведомление о проведении инвентаризации. Перед проверкой составьте акт об отсутствии МОЛ, подписанный членами комиссии (п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации).

Порядок проведения годовой инвентаризации

При проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчётности придерживайтесь общего порядка с учётом следующего.

1. Составьте заранее график проведения годовой инвентаризации по объектам инвентаризации. Как правило, он включается в положение об инвентаризации.
2. Проводит инвентаризацию инвентаризационная комиссия. Её состав можно каждый раз утверждать заново приказом об инвентаризации. А можно назначить постоянно действующую комиссию отдельным приказом. Председателем, как правило, назначают заместителя руководителя организации или главбуха (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

При большом объёме работ создайте несколько рабочих инвентаризационных комиссий. Распределите между ними инвентаризируемые объекты. Допустимо проведение инвентаризации по каждому объекту в течение нескольких дней.

Информацию о том, как создать инвентаризационную комиссию, кого в нее включать, а также о её работе, я нашла в СПС КонсультантПлюс.

3. Сроки инвентаризации целесообразно установить такие, чтобы завершить её до начала составления годовой бухгалтерской отчётности. Обязательства нужно инвентаризировать по состоянию на 31 декабря отчётного года включительно (приложение к письму Минфина России от 09.01.2013 г. № 07-02-18/01).
4. Проверяйте наличие, состояние и оценку активов и обязательств сплошным методом. Для оформления результатов инвентаризации разработаны унифицированные описи и акты. Если расхождений с бухучётом нет, все графы описей и актов программа заполнит автоматически. Если есть — внесите фактические данные вручную. После этого по ОС и ТМЦ программа составит сличительные ведомости.
5. Выявляйте активы, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, чтобы принять решение об их списании или продаже (п. п. 3.6, 3.25, 3.26 Методических указаний по инвентаризации).
6. Проверьте, нет ли признаков обесценения активов, не надо ли создать или скорректировать ранее созданный резерв под снижение их стоимости (п. 35 ПБУ 4/99). Такими признаками могут быть, в частности, моральное устаревание активов, потеря ими своих первоначальных качеств, снижение их рыночной стоимости.
7. По итогам годовой инвентаризации комиссия обычно оформляет протокол. Если были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполняют ведомость ИНВ-26. На основании этих документов издают приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

Выявленные излишки или недостачи по итогам инвентаризации отразите в годовой бухгалтерской отчётности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

Как отразить в бухгалтерском и налоговом учёте недостачи при инвентаризации описано в программе КонсультантПлюс.

А про учёт излишков можно узнать здесь

Как по итогам инвентаризации удержать недостачу из зарплаты работника

Для удержания с работника суммы недостачи сделайте следующее.

1) Проведите служебное расследование для установления, в частности (ч. 1 ст. 247 ТК РФ, п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 г. № 52): причины возникновения недостачи, наличия или отсутствия вины работника, размера причинённого ущерба, а также обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника. Обычно этим занимается инвентаризационная комиссия при подготовке предложений для руководителя по урегулированию выявленных расхождений. Итоги проверки зафиксируйте в акте либо в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

2) Издайте приказ об удержании из зарплаты работника в произвольной форме за подписью руководителя организации. Сделать это необходимо в течение одного месяца со дня окончательного установления размера причинённого в результате недостачи ущерба. Сумма удержания из зарплаты не может быть больше среднего месячного заработка работника (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Это правило действует и в тех случаях, когда сотрудник несёт полную материальную ответственность (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 18.04.2020 г. № 77/7-9717-20-ОБ/10-13022-ОБ/18-1193).

Однако, если сумма недостачи превышает средний месячный заработок, а работник несёт полную материальную ответственность, вы можете договориться с ним о добровольном возмещении причинённого ущерба в полном размере — единовременно или в рассрочку (ст. 238, ч. 4 ст. 248 ТК РФ, письмо Роструда от 19.10.2006 г. № 1746-6-1, Определение Верховного Суда РФ от 27.04.2020 г. № 19-КГ20-2). Если договориться не получится, то вам для взыскания ущерба в части, превышающей средний заработок, придётся обратиться в суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Если работнику установлена ограниченная материальная ответственность, то сумму недостачи в размере, превышающем средний месячный заработок, через суд взыскать не получится (ст. 241 ТК РФ).

3) Сумму ущерба согласно приказу удерживайте у работника при выплате ему зарплаты. Общая сумма удержаний по решению работодателя не может превышать 20% от начисленной зарплаты после вычета НДФЛ. Но при наличии у работника удержаний по исполнительным документам они должны быть исполнены в первую очередь (ст. 138 ТК РФ, письма Роструда от 30.05.2012 г. № ПГ/3890-6-1, Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 г. № 22-2-4852).

По соглашению о возмещении ущерба работник вправе направить на погашение признанной им задолженности любые суммы без ограничения размера, но только после удержания НДФЛ и сумм по исполнительным документам.

Какая ответственность за непроведение годовой инвентаризации

Отдельной нормы за непроведение годовой инвентаризации законодательством не предусмотрено. Однако могут оштрафовать за недостоверные данные учёта и отчётности. В частности, ст. 15.11 КоАП установлено, что за грубое нарушение требований к бухучёту, в том числе к бухгалтерской отчётности, должностному лицу грозит штраф от 5 до 10 тыс. р. При этом под грубым нарушением понимают, среди прочего, искажение любого показателя бухотчётности не менее чем на 10%. Поэтому если в результате непроведения инвентаризации какой-либо показатель отчётности искажён на 10% и более, бухгалтер может получить штраф.

Также если непроведение инвентаризации повлекло недостоверные данные бухучёта, а они, в свою очередь, привели к недоплате налогов (например, налога на имущество), то за это предусмотрена ответственность ст. 120 НК РФ: 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. р.