Общие правила ведения персонифицированного учёта

Для персонифицированного учёта нужен СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счёта работника, который присваивает СФР. Если к вам устраивается человек без СНИЛС, его нужно зарегистрировать в фонде. Чтобы получить СНИЛС на работника, в том числе на иностранца, направьте в СФР анкету АДВ-1, в ответ придёт уведомление АДИ-РЕГ. 

 

 

Образец формы АДВ-1 я нашла в системе КонсультантПлюс

На каждого работника ведите карточку учёта начисленных выплат и взносов. В СФР сдавайте ЕФС-1, в ИФНС — персонифицированные сведения и разд. 3 РСВ. На работника, оформляющего пенсию, сдайте ЕФС-1 не позднее 3 дней после получения его заявления либо запроса пенсионного фонда. Запрошенные сведения приведите в разд. 1. По запросу СФР подайте форму СЗВ-К со сведениями о работе до 2002 г. Если не можете их представить, отправьте в фонд письмо с объяснением причин.

Камеральная проверка сведений персонифицированного учёта

Сроки проведения проверки

Срок проверки СФР сведений для индивидуального (персонифицированного учёта) (отражаются в форме ЕФС-1), а также сведений, которые вы отразили в расчёте по страховым взносам, не установлен. Проверка проводится каждый раз после сдачи соответствующих сведений.

Какие нарушения ищет СФР в ходе проверки

Ваш территориальный орган СФР будет искать:

  • нарушения сроков сдачи отчётности;
  • нарушения электронной формы (формата) сдачи отчётности в тех случаях, когда она обязательна;
  • ошибки в представленной отчётности, в том числе:
  • арифметические, логические или иные несоответствия, неполноту внутри формы, которую вы представили, нарушения порядка заполнения формы;
  • расхождения (несоответствия, противоречия, неполноту) между сведениями, которые представили вы, и данными, которые уже есть в системе персонифицированного учёта;
  • расхождения (несоответствия, противоречия, неполноту) между вашими сведениями и данными, которые поступили в СФР от налоговых органов, других страхователей и иных источников.

Какие контрольные мероприятия может проводить СФР во время проверки 

Во время проверки СФР может лишь направлять запросы в государственные и муниципальные органы, в том числе в МВД России и органы ЗАГС. Кроме того, если данные СФР не будут совпадать с данными ФНС России, налоговые органы помогут СФР получить у вас информацию. Хотя это разъяснение дано в отношении ПФР, полагаем, оно применимо и к СФР.

Как СФР оформляет результаты проверки 

СФР в зависимости от вида нарушения:

  • или направит вам уведомление о выявленных ошибках (несоответствиях) и составит акт;
  • или сразу составит акт о выявлении нарушений в сфере персонифицированного учёта, если вы нарушили срок или порядок сдачи сведений.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Как составить и подать возражения на акт СФР о выявлении нарушений по персонифицированному учёту я нашла в системе КонсультантПлюс

По итогам рассмотрения акта СФР вынесет решение о привлечении вас к ответственности либо об отказе в привлечении к ответственности. В отношении сведений о трудовой деятельности действует особый порядок. Информацию о нарушениях СФР передаст в ГИТ, которая привлечёт вас к ответственности в административном порядке. Однако если вы сдали такие сведения на бумаге, хотя были обязаны подать в электронном виде, то территориальный орган СФР составит акт и привлечёт вас к ответственности самостоятельно. 

Порядок рассмотрения акта о выявлении нарушений и возражений страхователя

Территориальный орган СФР, который провёл проверку, рассмотрит акт и ваши возражения, если вы их представите. Также фонд изучит и даст оценку документам, приложенным к акту и возражениям. Эту процедуру он должен провести в течение 10 дней после того, как истечёт срок представления возражений (на практике этот срок исчисляют в календарных днях). Срок рассмотрения могут продлить на один месяц.  Если вас известили о месте, дате и времени рассмотрения акта, а вы не пришли, итоговое решение вынесут без вас. Рекомендуем вам явиться на рассмотрение акта либо направить своего представителя. Так вы сможете еще раз разъяснить свою позицию, задать вопросы, ознакомиться с документами СФР, если вам их не направили вместе с актом. 

По нарушениям, связанным со сведениями о трудовой деятельности (кроме нарушений, связанных с формой и форматом сдачи), предусмотрена административная ответственность должностных лиц. Закон о персонифицированном учёте наказание не устанавливает. 

Также существует риск, что по таким нарушениям к административной ответственности могут привлечь не только должностное лицо организации, но и саму организацию, а также ИП по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Протоколы составляют инспекторы ГИТ. Если нарушение не повторное, то инспекторы сами рассмотрят дело, а если повторное — передадут протокол мировому судье. Если вы не согласны с административным штрафом, то вы вправе его обжаловать. 

Коррекция сведений персонифицированного учёта по итогам проверки

В каком порядке корректировать сведения персонифицированного учёта по итогам проверки

Если территориальный орган СФР найдёт в сведениях ошибки, несоответствия, он направит вам уведомление об устранении ошибок и расхождений. Вместе с ним вы получите протокол проверки, в котором они будут указаны.  Срок исправления ошибок — пять рабочих дней со дня получения вами уведомления.  Датой получения уведомления признаётся: 

  • при отправке уведомления по почте заказным письмом — шестой день с даты отправления заказного письма (если вы не получили его раньше); 
  • при направлении уведомления в электронном виде по ТКС — дата, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом; 
  • при направлении уведомления в электронном виде через личный кабинет на
    сайте СФР — дата размещения его в личном кабинете. 

Если вы представите уточнённые (исправленные) индивидуальные сведения о зарегистрированных лицах в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления, финансовые санкции к вам не применят. Недостоверные сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию территориальный орган СФР скорректирует сам. Сведения для индивидуального (персонифицированного) учёта за отчётные периоды, закончившиеся до 1 января 2023 г., представляют в СФР в порядке, который действовал до указанной даты. 

Штрафы на нарушения, связанные с отчётностью по персонифицированному учёту

За несвоевременное представление сведений для ведения персонифицированного учёта за периоды с 01.01.2023, а также за непредставление, представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям в общем случае применяется штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Это касается сведений, представляемых в разд. 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» формы ЕФС-1, за исключением сведений о трудовой деятельности. 

За несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности работников, а также за подачу неполных и (или) недостоверных сведений должностному лицу грозит ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. К ней привлекает не СФР, а ГИТ. СФР передаёт ей сведения о нарушениях. Организацию, а также должностное лицо могут привлечь к ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Для организации штраф в таком случае составит: при первом нарушении — от 30 000 руб. до 50 000 руб., при повторном нарушении — от 50 000 руб. до 70 000 руб. 

За непредставление, несвоевременное представление сведений, а также их подачу в неполном объёме или в искажённом виде либо отказ от их представления к должностным лицам организации применяется административный штраф в размере от 300 до 500 руб. СФР при привлечении к ответственности по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ только составляет протокол, а выносит постановление суд. Если страхователь устранил неполноту и ошибки по истечении срока подачи сведений, то в общем случае его нельзя оштрафовать по ст. 17 Закона о персонифицированном учёте. Однако руководителя организации всё равно могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ. Если на страхователя не налагают финансовых санкций, предусмотренных Законом о персонифицированном учёте, это не освобождает его должностное лицо от административной ответственности. Однако если финансовые санкции к организации-страхователю не применили на основании вступившего в силу судебного акта (действия страхователя не признаны правонарушением, нет оснований для его привлечения к ответственности), то возможность привлечь должностное лицо к административной ответственности должна быть специально обоснована с учётом этого факта.

За непредставление сведений в электронной форме в случаях, когда соблюдение такой формы обязательно, предусмотрен штраф в размере 1 000 руб. 

При привлечении страхователя к ответственности, предусмотренной ст. 17 Закона о персонифицированном учёте, территориальный орган СФР направляет ему требование об уплате финансовых санкций. Оно должно быть исполнено в течение 20 календарных дней со дня получения, если более продолжительный период не указан в самом требовании. Если страхователь исполнит требование в течение первых 10 календарных дней с даты получения, то он вправе уплатить половину суммы. Для взыскания сумм, которые не уплачены или не полностью уплачены страхователем по требованию, территориальный орган СФР обращается в суд, если: 

  • в течение трёх лет со дня истечения срока исполнения самого раннего неисполненного (не полностью исполненного) требования общая сумма задолженности по санкциям, подлежащим взысканию, превысила 3 000 руб.; 
  • по истечении трёхлетнего срока такая задолженность не превысила 3 000 руб. 

Срок обращения в суд ограничен шестью месяцами с момента наступления этих событий. 

Изменения в правилах ведения персонифицированного учёта в июне 2023

Опубликована свежая Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о застрахованных лицах. Новый документ потребовался в связи с образованием СФР и введением новой отчётной формы ЕФС-1. Среди прочего новой Инструкцией установлено, что при приёме гражданина, у которого не открыт индивидуальный лицевой счёт, на работу или заключении с ним гражданско-правового договора работодатель (заказчик) должен подать в СФР на такого гражданина анкету АДВ-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма на работу/заключения ГПД. 

Также в Инструкции прописано, что индивидуальные сведения по форме ЕФС-1 могут быть представлены: 

  • на бумаге (лично, через представителя или по почте); 
  • в электронном виде. 

При этом, если бумажный отчёт направлен по почте, датой его представления считается дата отправки соответствующего письма согласно почтовому штемпелю.