Оформление отпуска в 2023 году: различные ситуации

Вместе с повышением температуры на улице сотрудники начинают активнее брать ежегодные отпуска. Ранее мы отвечали на 10 распространенных вопросов про предоставление и оплату ежегодных основных отпусков. А сегодня разберемся с нюансами предоставления отпуска новым сотрудникам, можно ли предоставить отпуск в первый месяц работы, переносом отпуска в связи с болезнью или по семейным обстоятельствам, а также кто из сотрудников имеет преимущественное право на летний отпуск.

Когда работник может использовать ежегодный отпуск за первый год работы

Право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы обычно возникает у работника через шесть месяцев непрерывной работы в организации. Отдельные категории работников, например несовершеннолетние, могут воспользоваться таким правом и раньше. Некоторые вправе ежегодно использовать отпуск без сохранения заработной платы (например, пенсионеры по старости — до 14 календарных дней в году, а инвалиды — до 60 дней). Им вы должны предоставлять такой отпуск по их просьбе в любое время независимо от того, сколько они работают в вашей организации (ч. 2, 3 ст. 122, абз. 1 — 5, 7 ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

Отметим, что даты начала ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы не всегда включают в график отпусков, в частности, из-за того, что работник может быть принят после его утверждения. Но в этом случае вы можете, например, составить дополнение к графику отпусков, указав в нем сведения об отпуске вновь принятого работника.

Кто имеет право на ежегодный отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы

Право на ежегодный отпуск до шести месяцев непрерывной работы имеют только специальные категории работников, например несовершеннолетние, если хотят пойти в ежегодный оплачиваемый отпуск, или пенсионеры по старости, если хотят взять отпуск без сохранения заработной платы (ч. 3 ст. 122, ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Рассмотрим их подробнее. Перечень работников, которые вправе использовать ежегодный оплачиваемый отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы у вас, устанавливается федеральными законами. К ним, в частности, кроме упомянутых нами несовершеннолетних работников, относятся (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123, ст. 260, ч. 1 ст. 286 ТК РФ):

• женщины — перед отпуском по беременности и родам или сразу после него либо по окончании отпуска по уходу за ребёнком;
• работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трёх месяцев;
• работники в период нахождения их жён в отпуске по беременности и родам;
• совместители — одновременно с отпуском по основной работе.

Работники, которым ежегодно полагается отпуск без сохранения заработной платы, также вправе уйти в данный отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы, поскольку время его предоставления не зависит от продолжительности их работы у вас. Федеральными законами к таким работникам отнесены, в частности, пенсионеры по старости, инвалиды. Другие категории работников могут быть установлены коллективным договором. Это касается, например, работников с двумя и более детьми до 14 лет, лиц, осуществляющих уход за членом семьи (иным родственником) — инвалидом I группы (абз. 1 — 5, 7 ч. 2 ст. 128, ст. 263 ТК РФ).

Можно ли предоставить работнику ежегодный отпуск в первый месяц работы

Да, вы можете предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в первый месяц работы, если согласны. А если работник имеет право на такой отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы, вы обязаны предоставить его. Если работник относится к тем, кто ежегодно может брать отпуска без сохранения зарплаты, предоставьте работнику по его просьбе такой отпуск даже в первый месяц работы (законом не предусмотрено исключений в данном случае).

Перенос отпуска из-за больничного

Как правило, если во время ежегодного отпуска работник взял больничный, то этот отпуск продлевается. Но дни отпуска, совпавшие с больничным из-за временной нетрудоспособности самого работника, можно и перенести на другой срок (абз. 1, 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ, пп. «а» п. 17 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169, далее — Правила об отпусках). Переносить отпуск в связи с больничным по уходу за рёбенком (иным членом семьи) обычно не нужно. Исключение — если это прямо предусмотрено в вашем локальном нормативном акте. Это следует из абз. 1, 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ. При переносе отпуска из-за больничного вам нужно соблюсти ряд условий. Так, при определении нового периода отпуска учтите пожелания работника (абз. 1, 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Если новый срок отпуска приходится на тот же рабочий год работника, что и первоначальный отпуск (в период которого работник болел) — проблем нет. При этом не отгулянный из-за больничного отпуск (его часть) можно перенести хоть на следующий день после выхода работника на работу, поскольку ограничений законом на этот счёт не установлено.
Внимание: на практике встречается мнение, что работник в случае переноса не отгулянных из-за больничного дней отпуска может использовать их в любое удобное для него время. Это мнение нормативно не обосновано. Новый период отпуска определяете вы, но учитываете пожелания работника (абз. 1, 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ). В случае же, если работник самовольно использовал отпуск после больничного, вы вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности за прогул (например, объявить выговор или уволить) (пп. «д» п. 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).
Работнику, заболевшему или получившему травму в очередном отпуске, больничный оплачивают в общем порядке. Продлить отпуск надо на все попавшие на него дни болезни, кроме праздничных. Отпускные не пересчитывайте. Заявление и приказ о продлении не обязательны, но можно их оформить (п. 18 Правил об отпусках).

Для переноса отпуска возьмите с работника заявление, согласуйте даты переноса и издайте приказ. Отпускные за неиспользованные дни можно зачесть в счет других выплат работнику. Если работник ушёл на больничный до отпуска и к его началу на работу не выйдет, отпуск надо перенести (п. 18 Правил об отпусках). Больничные в отпуске за свой счёт и в учебном отпуске не оплачивают, пособие полагается со дня, когда человек должен был выйти на работу (ст. 9 Закона N 255-ФЗ).

Перенос отпуска по семейным обстоятельствам

Нужно перенести по семейным обстоятельствам ежегодный оплачиваемый отпуск, предусмотренный графиком отпусков, если об этом просит работник, который может использовать его в удобное время. Например, работник просит перенести ежегодный отпуск по графику так, чтобы он приходился на период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 1, 4 ст. 123 ТК РФ). Также вы можете установить конкретные причины переноса ежегодного отпуска в связи с семейными обстоятельствами самостоятельно. В других случаях вы можете перенести ежегодный оплачиваемый отпуск по графику, если согласны. Это связано с тем, что график отпусков обязателен как для вас, так и для работника, но изменять его по соглашению сторон законом не запрещено. Это следует из ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ. Но учитывайте запреты по переносу отпуска на следующий рабочий год (ч. 4 ст. 124 ТК РФ):

• работник несовершеннолетний;
• работник занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• из-за переноса отпуска получится, что работник работал без отпуска в течение двух лет подряд.

Если такой запрет есть — договоритесь с работником о новом сроке отпуска в текущем рабочем году, расскажите ему о запрете и объясните, что данный запрет обязателен для всех. Оформите перенос ежегодного отпуска по семейным обстоятельствам так же, как обычно оформляете перенос отпуска. Напомним, что процедура оформления законом не установлена. Поэтому рекомендуем делать так: на основании заявления работника издать приказ. При переносе ежегодного оплачиваемого отпуска также внесите изменения в график отпусков и при необходимости в личную карточку работника.

Что делать с праздничными днями, приходящимися на период ежегодного отпуска

Если на период ежегодного оплачиваемого отпуска (как основного, так и дополнительного) выпали праздничные дни, учтите следующее. Общероссийские и региональные нерабочие праздничные дни не включают в число календарных дней ежегодного отпуска и не оплачивают. Это следует из ст. 114, ч. 1 ст. 120 ТК РФ, абз. 1, 2, 4 п. 9 Положения о средней заработной плате. А вот другие обычные праздники включают в отпуск и оплачивают как дни отпуска (например, День учителя, который празднуют 5 октября согласно Указу Президента РФ от 03.10.1994 N 1961), поскольку законом не предусмотрено иное.

Кто имеет право на ежегодный отпуск в летнее время в первую очередь

Законом это специально не определено. Обычно очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работодатель определяет графиком отпусков. Но есть работники, которым вы обязаны предоставить такой отпуск в удобное для них время, в том числе летнее (ч. 1, 4 ст. 123 ТК РФ). В частности:

• работники, ранее отозванные из отпуска и желающие догулять оставшуюся часть отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
• женщины, которые хотят использовать имеющиеся у них дни ежегодного оплачиваемого отпуска на текущий рабочий год перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо после отпуска по уходу за ребёнком (ч. 3 ст. 122, ст. 260 ТК РФ);
• работники, имеющие трёх и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых не исполнилось 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
• совместители, если отпуск по основному месту работы им предоставлен в летнее время (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

Также вы можете предусмотреть и иных работников, которым нужно предоставлять первоочередное право на отпуск в летнее время, в частности, в локальном нормативном акте (например, в положении об отпусках) (ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ). Например, это могут быть те, кому более двух лет подряд не предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск летом.