Новогодние расходы: правила учёта

В преддверии Нового года многие компании радуют своих сотрудников, делая им подарки, выплачивая премии или оказывая матпомощь. А кто-то одаривает еще и их детей. Не забывают и про контрагентов. Разобраться с учетом всех этих трат поможет наша статья.

Новогодние расходы на подарки сотрудникам и их детям

Подарочные сертификаты, наборы с чаем, кофе, фруктами, сувениры, билеты в театр, конфеты и другие сладости, игрушки — чего только работодатели не дарят своим работникам и их детям к Новому году. Для оформления подобных трат издайте приказ на выдачу подарков или подарочных сертификатов. Выдайте их работникам по ведомости под роспись. Приказ и ведомость с подписями работников — удобный способ оформить договор дарения с работниками. Денежные подарки оформляйте с каждым работником отдельным договором дарения.

НДФЛ

НДФЛ не начисляйте на подарки до 4 000 руб. в год с учётом НДС. С суммы превышения посчитайте налог и удержите при ближайшей денежной выплате. С денежных подарков при превышении необлагаемого лимита налог удерживайте непосредственно при выплате. Пример: к 8 Марта работница получила подарочный сертификат стоимостью 2 000 руб., в июле денежный подарок к юбилею 2 500 руб. и в декабре новогодний подарок стоимостью 1 000 руб. При выплате денежного подарка надо удержать НДФЛ с 500 руб., а с зарплаты за декабрь — с 1 000 руб.

Страховые взносы

Страховые взносы на новогодние расходы для подарков к праздникам не начисляйте.

Упрощёнка с объектом «доходы минус расходы»

Для упрощенцев вопрос учёта расходов на подарки неактуален. Доказать экономическую оправданность вряд ли получится, да и в закрытом перечне расходов они не указаны, а потому для налога при УСН новогодние расходы на подарки не учитываются.

НДС

Входной НДС по подаркам принимайте к вычету по счету-фактуре поставщика. НДС начисляйте на покупную стоимость подарка или стоимость подарочного сертификата без НДС, а если дарите собственную продукцию — на её себестоимость. Счёт-фактуру составьте в одном экземпляре на все подарки по ведомости, в строках 6 — 6б поставьте прочерки. В налоговых расходах новогодние расходы на подарки не учитывайте.

Налог на прибыль

Дарение подарков работникам и их детям является безвозмездной передачей имущества, поэтому для налога на прибыль их стоимость в расходах не учитывается

Бухучёт

В бухгалтерском учёте стоимость приобретенных для сотрудников и их детей подарков признавайте прочими расходами. Активом организации купленные подарки не считаются, поскольку экономические выгоды в будущем принести они не способны. В связи с этим проводки будут следующими.

При передаче в качестве подарков готовой продукции сделайте такую запись.

Налоговый учёт

Наличие ведомости поможет зафиксировать факт передачи подарка и его стоимость, что важно для расчёта налоговых обязательств.

Новогодние расходы на праздничные украшения

Многие фирмы перед Новым годом украшают свои офисы: наряжают ёлку, вешают гирлянды и мишуру. Как оформить эти расходы в целях бухгалтерского и налогового учёта?

Налог на прибыль

Расходы на приобретение новогодних украшений и ёлки безопаснее не учитывать при расчёте базы по налогу на прибыль, поскольку налоговики, вероятнее всего, сочтут их экономически необоснованными. Однако вы можете попытаться доказать им, что новогодние расходы на праздничное убранство направлены на получение прибыли, ссылаясь на то, что украшение офиса к Новому году:

• это обычай делового оборота;
• оно повышает имидж компании и лояльность партнеров;
• улучшает настроение и трудоспособность коллектива.

Шанс отстоять подобные траты в случае с помещениями, где бывают ваши клиенты или контрагенты, точно есть. Так что, если решитесь, отнесите траты на новогоднее оформление офиса к другим расходам, связанным с производством или реализацией.

УСН

Упрощенцы не в лучшей ситуации: у них закрытый перечень расходов, и траты на украшение офиса в нём не поименованы. Да и иных расходов, связанных с производством и реализацией, у них нет вообще. А потому включать стоимость новогодних украшений и елки в расходы рискованно. Но если есть уверенность в том, что вы сможете убедить налоговиков в экономической обоснованности подобных трат, дерзайте. В таком случае учтите их, например, как материальные.

НДС

Если будете признавать в «прибыльных» расходах праздничное убранство, то заявляйте по нему и вычет. Но имейте в виду: поскольку с учётом расходов для целей налогообложения прибыли у организации, украсившей офис, возможны проблемы, то не исключено, что и вычет НДС по таким расходам проверяющие признают неправомерным. Если же вы решите идти по безопасному пути и в «прибыльной» базе стоимость новогодних украшений и елки не учитывать, то и НДС к вычету не принимайте

Бухучёт

Расходы на украшение офиса в бухгалтерском учёте относятся к прочим расходам. Их сразу можно списать в дебет счёта 91-2.

Налоговый учёт

Он зависит от того, сможете ли вы доказать экономическую обоснованность украшения офиса или нет.

Новогодние расходы на корпоратив

Типичные затраты на проведение корпоративного развлекательного мероприятия — это траты на аренду помещения, банкет или фуршет, алкоголь, услуги ведущего, выступление артистов и прочие новогодние расходы. Проблем с учётом не возникает, только если все это оплачивают сами работники — тогда и учитывать нечего. Но чаще всего бремя трат ложится на организатора — работодателя. И тогда возникают учётные вопросы.

Налог на прибыль

Безопаснее не учитывать затраты на проведение праздника для работников в налоговых расходах. Праздничное мероприятие, проведенное для сотрудников компании, на получение доходов не направлено, а потому нет оснований для признания расходов на его проведение в налоговом учёте. В то же время есть и другой вариант учёта, но он довольно рискованный. Можно замаскировать расходы на корпоратив под представительские расходы. Тогда придётся приглашать на праздник партнёров по бизнесу и подменять цель проведения мероприятия на деловую. Следовательно, оформлять соответствующие первичные документы. Понадобится приказ руководителя (в котором указано, что торжественный вечер проводится исключительно в целях налаживания и поддержания взаимного сотрудничества), смета, отчёт о проведенном мероприятии, а также первичные документы, подтверждающие затраты (акты, счета, чеки, накладные, квитанции и другие). Но все это не даёт гарантии, что у налоговиков не возникнет вопросов к такому мероприятию, хотя бы из-за того, что оно приходится на конец года. Не стоит забывать и о том, что в качестве представительских новогодних расходов можно учесть лишь затраты, связанные с проведением переговоров с представителями других организаций и с клиентами-физлицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные, но никак не ваши собственные сотрудники. А на празднике, скорее всего, именно они составят подавляющее большинство. Да и расходы на организацию развлечений и отдыха к представительским расходам не относятся. Поэтому, даже если вы замаскируете новогодний корпоратив под официальное представительское мероприятие, вероятность того, что налоговики вычислят это, высока. И как результат — снятие расходов, доначисление налога, пени и штраф. Стоит ли игра свеч, решать только вам. Дальше мы будем говорить только о настоящих расходах на праздник для сотрудников.

УСН

Состав расходов, учитываемых при упрощённой системе налогообложения, носит ограниченный характер, и в нем нет расходов на новогодний корпоратив и иные праздничные мероприятия. Поэтому при расчёте УСН-базы указанные траты не учитываются.

НДС

Расходы на корпоратив облагать НДС не нужно:

• При проведении корпоративного мероприятия персонификация получателей, как правило, не ведётся. А при её отсутствии не возникает и безвозмездной передачи чего-либо.
• Праздничные расходы нельзя признать и передачей товаров (работ, услуг) для собственных нужд. Такая передача возникает лишь тогда, когда товары (работы, услуги) передаются от одного структурного подразделения другому, чего в случае с корпоративом не происходит.

В то же время отсутствие объекта обложения лишает возможности принять к вычету входной НДС со стоимости торжества.

НДФЛ

Посещение новогоднего корпоратива — доход работника в натуральной форме. Однако НДФЛ — это персонифицированный налог, поэтому, прежде чем считать его, нужно определить размер доходов, полученных каждым сотрудником. Иногда это бывает невозможно. Например, если питание было организовано по системе «шведский стол», в частности накрыты столы с едой, доступной всем сидящим за ними (без ограничений и без контроля за тем, кто сколько положил себе в тарелку). Или если, помимо питания, были проведены выступления артистов или иные развлечения. В таких случаях точно посчитать, сколько денег потрачено именно на условно Иванова, Петрова и Сидорова, не получится. Ведь просто поделить на всех приглашенных работников стоимость банкета будет некорректно. Соответственно, если нельзя оценить экономическую выгоду, полученную каждым из участников торжества, то и облагаемого НДФЛ дохода у работников не возникает. Значит, и НДФЛ считать не нужно.

Страховые взносы

В отношении страховых взносов ситуация аналогичная: чаще всего работодатель не имеет возможности персонифицировать доход каждого сотрудника. А значит, не имеет возможности достоверно исчислить страховые взносы. Следовательно, при посещении праздника у работников не возникает доходов, облагаемых страховыми взносами. Обратите внимание! Если новогодние расходы распределены по каждому из работников в первичных документах, то траты на проведение корпоративного мероприятия облагаются:

• НДС (как безвозмездная передача, которая является реализацией). При этом входной налог можно принять к вычету;
• НДФЛ;
• страховыми взносами.

Новогодние расходы на премии сотрудникам

Если решите выдать к Новому году премии, а не подарки, издайте приказ о премировании по форме Т-11а или по форме, которую сами разработали (со всеми обязательными реквизитами первички). В нём укажите основание выплаты премии и список счастливчиков. Как правило, премии к празднику не зависят от должностей, размера оплаты труда, производственных результатов и выплачиваются в одинаковых для всех суммах. Оформлять такой приказ нужно независимо от того, предусмотрена или нет выплата праздничных премий в трудовых договорах или ЛНА. Отсутствие упоминания о премии в указанных документах не препятствие для ее выплаты. Однако не предусмотренная системой оплаты труда премия к празднику в расчет среднего заработка работника, например, для расчёта ему отпускных НЕ включается, а предусмотренная — включается. Вот и вся разница.

Налог на прибыль

Премии к праздникам не являются частью оплаты труда и не связаны с производственной деятельностью предприятия, а потому в целях налогообложения прибыли не учитываются.

УСН с объектом «доходы минус расходы»

Упрощенцам также нельзя учитывать в налоговых расходах премии к праздникам.

НДФЛ

Любые виды премий облагаются НДФЛ без каких-либо исключений, поскольку являются доходом работников. Датой фактического получения дохода в виде «праздничной» премии является день ее фактической выплаты. Удержать сумму НДФЛ с премии необходимо при ее фактической выплате работнику, а перечислить в бюджет не позднее следующего дня.

Страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами являются выплаты и иные вознаграждения физлицам в рамках трудовых отношений. Суммы, не подлежащие обложению взносами, перечислены в ст. 422 НК РФ. И такого пункта, как «премии к праздникам», в этом списке нет. Соответственно, работодатель, выплачивающий своим сотрудникам премии к Новому году, должен начислить и уплатить с «премиальных» сумм страховые взносы. Так считает Минфин, суды же считают по-другому. По их мнению, разовая премия к празднику не может быть отнесена к выплатам в рамках трудовых отношений, носит социальный характер, а потому она не должна облагаться взносами. Правда, при условии, что выплачена премия в одинаковом размере всем сотрудникам, независимо от их должности и выполняемой работы. Если решите придерживаться позиции «не облагать», будьте готовы к спорам с проверяющими.

Бухучёт

Непроизводственные премии в бухгалтерском учёте относятся к прочим расходам.

Налоговый учёт

Праздничные премии выплачиваются за непроизводственные результаты и носят разовый характер.

Новогодние расходы на подарки бизнес-партнёрам и клиентам

С целью поддержания положительного имиджа и укрепления деловых связей организации нередко дарят подарки к Новому году своим деловым партнерам и клиентам. Оформить передачу таких презентов можно, к примеру, соответствующим приказом. В нём укажите:

• сведения о контрагентах, которым будете дарить подарки;
• что выступает в качестве подарка;
• стоимость подарка.

Бухучёт

В бухгалтерском учёте стоимость подарков, вручаемых контрагентам, как и стоимость подарков сотрудникам, признавайте прочими расходами. Проводки будут аналогичными.

Налоговый учёт

Учитывать подарки партнерам по бизнесу и клиентам именно как подарки с точки зрения налогообложения безопасно, но невыгодно. Учитываются такие траты так же, как и подарки работникам. Как вариант, можно попытаться учесть «подарочные» затраты как представительские (например, на спиртное, конфеты) или рекламные (например, на ручки, блокноты, календари, футболки с символикой или логотипом фирмы-дарителя) новогодние расходы. Правда, при таком учёте есть свои риски.