На улице конец осени и значит, бухгалтеры задумываются о подготовке к окончанию года и всему, что нужно успеть сделать за оставшиеся несколько месяцев. Среди этих задач отдельное место занимает инвентаризация. Поэтому сегодня поговорим о необходимости её проведения, особенностях инвентаризации отдельных объектов, а также отражении в бухгалтерском и налоговом учёте.

В каких случаях необходимо проведение инвентаризации

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях (ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации):

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в иных случаях, предусмотренных законодательством.

По решению руководителя проведение инвентаризации организовано в рамках системы внутреннего контроля сохранности имущества. Это может быть, например, внеплановая инвентаризация склада ГСМ или внезапная ревизия кассы.

Периодичность инвентаризации

Плановые инвентаризации проводят в заранее установленные сроки. График проведения инвентаризации, как правило, содержится в положении об инвентаризации. Его утверждает руководитель организации (например, в составе учетной политики). График плановых инвентаризаций можно утвердить и отдельным распорядительным документом. В частности, к плановым относят инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при ликвидации или реорганизации.
Внеплановую инвентаризацию проводят как в случаях, установленных законодательством, так и в иных случаях по решению руководителя. Точные сроки проведения и назначение таких инвентаризаций заранее неизвестны.
Обязательную внеплановую инвентаризацию проводят, например (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации):

  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
  • при смене материально ответственного лица, с которым заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности обязательную внеплановую инвентаризацию проводят (п. 1.6 Методических указаний по инвентаризации):

  • при смене руководителя коллектива (бригадира);
  • при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов;
  • по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

По решению руководства организации внеплановую инвентаризацию (например, внеплановую инвентаризацию склада ГСМ) проводят в целях контроля сохранности имущества.

Как провести инвентаризацию

Информацию о сроках проведения инвентаризации я нашла в системе КонсультантПлюс

Проведение инвентаризации организует инвентаризационная комиссия. Её состав можно каждый раз утверждать заново приказом об инвентаризации. А можно назначить постоянно действующую комиссию отдельным приказом. Комиссия состоит минимум из трёх человек: работников бухгалтерии, технических и других специалистов. Председателем, как правило, назначают заместителя руководителя организации или главбуха. Материально ответственные лица в комиссию не входят (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации). Материально ответственное лицо должно присутствовать при инвентаризации. Если оно уклоняется от участия в проверке или отсутствует по другим причинам, направьте ему уведомление о проведении инвентаризации. Перед проверкой составьте акт об отсутствии МОЛ, подписанный членами комиссии (п. 2.8 Методуказаний). При инвентаризации имущества комиссия проверяет фактическое наличие ОС и МПЗ и возможность их использования по назначению. При инвентаризации расчётов, денег на счетах, финвложений, НМА — сверяет данные учёта и подтверждающих документов.

Образец приказа о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22 я подготовила с помощью системы КонсультантПлюс
Образец приказа о создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии я подготовила с помощью системы КонсультантПлюс

Для оформления результатов инвентаризации разработаны унифицированные описи и акты. Если расхождений с бухучетом нет, все графы описей и актов программа заполнит автоматически. Если есть — внесите фактические данные вручную. После этого по ОС и ТМЦ программа составит сличительные ведомости. По итогам годовой инвентаризации комиссия обычно оформляет протокол. Если в результате инвентаризации  были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполняют ведомость ИНВ-26. На основании этих документов издают приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

Бухучёт результатов инвентаризации

Проведение инвентаризации отражается в бухгалтерском учёте в том отчётном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете, п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации). Результаты годовой инвентаризации должны сформировать показатели годовой бухгалтерской отчётности. Результаты инвентаризации имущества учтите так:

  • зачтите пересортицу по запасам, если выполняются условия для этого;
  • спишите недостачи;
  • учтите излишки;
  • спишите морально устаревшее или испорченное имущество, непригодное к дальнейшему использованию.

По итогам проведения инвентаризации сделайте следующее:

  • спишите задолженность с истекшим сроком исковой давности;
  • при необходимости создайте резерв по сомнительным долгам или скорректируйте его сумму;
  • восстановите ранее списанную дебиторскую задолженность, учтённую на счёте 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», если срок исковой давности по ней начал течь заново или получена информация, что имущественное положение должника улучшилось;
  • спишите с забалансового счёта 007 ранее списанную в убыток дебиторскую задолженность, если выполняются условия для этого.

Налоговый учёт результатов инвентаризации

Если при проведении инвентаризации имущества вы выявили излишки, то включите рыночную стоимость излишков во внереализационные доходы. Суммы недостач можно включить в расходы в налоговом учёте не во всех случаях. Так, можно списать недостачу товаров, материалов и готовой продукции в материальные расходы в пределах норм естественной убыли, если недостача возникла по естественным причинам в процессе их хранения и транспортировки (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Недостачи товаров, материалов и готовой продукции сверх норм естественной убыли (или если нормы не установлены), а также основных средств и иных ценностей можно признать во внереализационных расходах только при соблюдении определенных условий (Письмо Минфина России от 10.02.2022 N 03-03-06/1/8995). Стоимость недостающих основных средств, товаров, материалов и иных ценностей можно списать по результатам инвентаризации во внереализационные расходы, если:

  • недостачи возникли в результате чрезвычайных ситуаций (стихийное бедствие, пожар, авария на производстве и др.), при этом имеются документы, подтверждающие чрезвычайную ситуацию (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина России от 15.11.2017 N 03-03-06/1/75493, от 17.10.2017 N 03-07-11/67464);
  • недостачи возникли по вине работников или иных лиц, при этом:
  • есть документы, подтверждающие признание виновником ущерба, или вступившее в силу решение суда о взыскании. В этом случае расход надо учесть в целях налогообложения на дату признания ущерба должником или на дату вступления в силу решения суда, то есть одновременно с признанием внереализационного дохода (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина России от 27.04.2020 N 03-03-06/1/34033, от 07.03.2018 N 03-03-06/2/14611);
  • есть документы уполномоченного органа государственной власти, подтверждающие факт отсутствия виновного лица (постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении уголовного дела и др.) (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина России от 21.01.2022 N 03-03-06/2/3461, от 27.04.2020 N 03-03-07/34451, от 06.07.2015 N 03-03-06/1/38849).

Можно ли зачесть в налоговом учёте излишки и недостачи в результате пересортицы

Излишек и недостачу при пересортице, выявленной в результате инвентаризации, признавайте в налоговом учёте отдельно. Стоимость излишков МПЗ отразите во внереализационных доходах (п. 20 ст. 250 НК РФ). Недостачу же материальных ценностей придется учитывать так:

  • стоимость недостающих МПЗ в пределах норм естественной убыли учитывайте в составе материальных расходов (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ);
  • недостачу МПЗ сверх норм естественной убыли или когда такая норма не установлена, учитывайте во внереализационных расходах (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Учесть эту недостачу можно, только если нет виновных лиц. Причём у вас должен быть выданный уполномоченным органом госвласти (например, отделением полиции) документ, который подтверждает, что виновных в недостаче нет (Письма Минфина России от 21.01.2022 N 03-03-06/2/3461, от 27.04.2020 N 03-03-07/34451, от 21.05.2015 N 03-03-06/1/29177).

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности в налоговом учёте

По результатам инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности спишите безнадёжную дебиторскую задолженность и невостребованную кредиторскую задолженность, выявленную при инвентаризации. Скорректируйте резерв по сомнительным долгам по дебиторской задолженности, если его создание предусмотрено вашей налоговой учётной политикой. При восстановлении ранее списанной дебиторской задолженности (например, в связи с тем, что срок исковой давности начал течь заново) её сумму в налоговом учёте включите во внереализационные доходы (ст. 250 НК РФ).