Электронный кадровый документооборот

Эффективная система работы с кадровыми документами позволяет компании верно оформить трудовые отношения, организовать управление персоналом и закрепить основы регулирования взаимодействия сотрудников. Чтобы повысить прозрачность, упростить и ускорить кадровое делопроизводство, государство запустило эксперимент по переводу кадровых документов в электронный формат.

Что понимается под электронным кадровым документооборотом

В целом под электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. ЭКДО касается документов, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме. ЭКДО не распространяется:

• на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказ (распоряжение) об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Единые требования к составу и форматам электронных документов будут применяться с 01.03.2023. Правила осуществления ЭКДО в соответствии со ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ вы вправе распространить на взаимодействие с дистанционными работниками. Для ЭКДО потребуется информационная система.

Какие информационные системы используются при электронном кадровом документообороте

В ходе ЭКДО вы можете использовать:

• цифровую платформу «Работа в России». Правила ее функционирования утверждены Постановлением Правительства РФ от 13.05.2022 N 867;
• собственную информационную систему.

Доступ к цифровой платформе «Работа в России» получают в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации. Порядок взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» (информационной системы работодателя) и единого портала в соответствии со ст. ст. 22.1 и 22.3 ТК РФ устанавливает Правительство РФ.
Внимание! Положения Трудового кодекса РФ, касающиеся взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг, применяются с 01.09.2022.
Порядок информационного взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» с иными информационными системами, в том числе с единым порталом, определен в Правилах функционирования цифровой платформы. Собственная информационная система должна обеспечивать подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений. Расходы на ее создание и (или) эксплуатацию несете вы. Работник (лицо, поступающее на работу) для взаимодействия с вами посредством электронного документооборота использует информационную систему, которую применяете вы.

Как ввести электронный кадровый документооборот

Введение ЭКДО — право работодателя. Если решили использовать ЭКДО, примите локальный нормативный акт о введении электронного кадрового документооборота. Кроме того, потребуется:

• утвердить порядок осуществления ЭКДО;
• уведомить каждого работника о переходе на взаимодействие с вами посредством электронного документооборота и его праве дать согласие на такое взаимодействие.

Учтите: для перехода работника на взаимодействие с вами посредством электронного документооборота нужно его письменное согласие, которое он может предоставить в любое время. Получать его не нужно, только если лицо принимают на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату нет трудового стажа. Чтобы упорядочить процесс перехода на ЭКДО, рекомендуем назначить ответственного за этот переход.

Как составить и принять локальный нормативный акт о введении электронного документооборота

В локальный нормативный акт необходимо включить:

• сведения об информационной системе (информационных системах), которая будет использоваться для электронного документооборота;
• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на электронный документооборот и сведения о дате его введения. Дата не должна быть ранее дня истечения срока уведомления.

Примите локальный нормативный акт с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Указанный локальный нормативный акт можно оформить, например, в виде положения или приказа.

Как составить и утвердить порядок осуществления электронного документооборота

В порядке осуществления ЭКДО можно предусмотреть:

• сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допускается оформление на бумажном носителе документов, в отношении которых вы ведете ЭКДО;
• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Утвердите данный документ с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

Как уведомить работника о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и его праве дать согласие на такое взаимодействие

Уведомьте каждого работника о переходе на взаимодействие с вами посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на такое взаимодействие. Сделайте это в срок, установленный в локальном нормативном акте о введении электронного документооборота. Если работник готов перейти на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, согласие следует оформить в письменном виде. Получать его не нужно, только если лицо принимают на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату нет трудового стажа. Если работник не согласен так взаимодействовать с работодателем, можете попросить его оформить письменный отказ. При переходе на ЭКДО вы можете составить реестр, где будет отражена сводная информация об уведомлениях, направленных работникам в связи с таким переходом, а также сведения об их согласии взаимодействовать с вами в рамках нового порядка.

Как осуществляется взаимодействие посредством электронного кадрового документооборота

Для взаимодействия работодателя и работника посредством электронного документооборота потребуется электронная подпись. В рамках этого взаимодействия работник (лицо, поступающее на работу) может отправлять вам заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется ЭКДО. Он вправе направлять их в ваш адрес через информационную систему, которой пользуетесь вы. Такие документы считаются полученными вами на следующий рабочий день после направления. Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать (направить):

• в письменной форме;
• в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя (если работодатель использует собственную информационную систему);
• через цифровую платформу «Работа в России» (если работодатель использует ее).

По этому заявлению вы обязаны безвозмездно предоставить работнику такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе. А если в отношении этих документов осуществляется ЭКДО, такие электронные документы предоставьте способом, указанным в заявлении работника:

• в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
• в форме электронного документа. Например, разместите его в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России», если используете ее в целях осуществления ЭКДО.

Срок предоставления — не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий. По заявлению работника вы обеспечиваете его доступ к документам, подписанным простой электронной подписью работника в вашей информационной системе. С этой целью электронные документы направляйте в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг в порядке, предусмотренном Правительством РФ. На цифровой платформе «Работа в России» обеспечивается:

• фиксация фактов получения работником (лицом, поступающим на работу) и работодателем электронных документов;
• возможность выгрузки электронных документов;
• возможность взаимодействия с информационной системой работодателя для автоматизированной выгрузки электронных документов, созданных с помощью цифровой платформы "Работа в России", и автоматизированной загрузки на цифровую платформу электронных документов, созданных с использованием информационной системы работодателя.

На цифровой платформе «Работа в России» электронные документы хранятся в подсистеме «Электронный кадровый документооборот». Работник (лицо, поступающее на работу) и работодатель могут получить доступ к ним через подсистемы «Личный кабинет соискателя (работника)» и «Личный кабинет работодателя». Регламент использования подсистемы «Электронный кадровый документооборот» утверждается Минтрудом России. Доступ к электронным документам, созданным и подписанным посредством подсистемы «Электронный кадровый документооборот», может обеспечиваться в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг. Порядок доступа работника к электронным документам, созданным с использованием цифровой платформы «Работа в России», через единый портал государственных и муниципальных услуг устанавливает Правительство РФ.

Учтите: положения Трудового кодекса РФ, касающиеся взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг, а также положения п. 61 Правил функционирования цифровой платформы в части, касающейся использования единого портала госуслуг, применяются с 01.09.2022.

С 1 марта 2023 г. электронные документы необходимо создавать в соответствии с едиными требованиями к составу и форматам электронных документов. Их установит Минтруд России по согласованию с Минцифры России и Росархивом.

Какие электронные подписи используются при подписании кадровых документов

Какую электронную подпись можно использовать для взаимодействия посредством электронного документооборота, зависит, в частности, от вида подписываемого документа и применяемой вами информационной системы.

Какие электронные подписи используются при применении информационной системы работодателя

Работодатель использует УКЭП в случаях:

• заключения трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы, а также внесения в них изменений;
• подписания приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

При подписании иных электронных документов можете использовать:

• УКЭП;
• УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Работник использует все те же подписи в случаях:

• заключения трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы, а также внесения в них изменений;
• подписания согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыва заявления об увольнении, а также ознакомления с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

При подписании иных электронных документов работник может использовать:

• УКЭП;
• УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простую электронную подпись работника в информационной системе работодателя. Она применяется, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

Какие электронные подписи используются при применении цифровой платформы «Работа в России»

Работодатель при подписании электронных документов может использовать УКЭП и УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. Работник (лицо, поступающее на работу) при подписании электронных документов может использовать:

• УКЭП;
• УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простую электронную подпись, ключ которой получен определенным образом.

Особенности приема на работу к работодателю, использующему электронный кадровый документооборот

Если принимаете на работу нового сотрудника, обязательно проинформируйте его об осуществлении электронного документооборота. Если у него по состоянию на 31.12.2021 имеется трудовой стаж, то он вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. Получать его не нужно, только если лицо принимают на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату нет трудового стажа. Не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора с лицом, поступающим на работу:

• отсутствие у него электронной подписи;
• отсутствие его согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.

Лицо, поступающее на работу, вправе использовать полученную ранее самостоятельно УКЭП. Согласно общему правилу лицо, поступающее на работу, может предъявить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов. Ознакомить его с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, можно в электронной форме.

Какой при приеме на работу порядок заключения трудового договора в электронной форме (дистанционно)

Это зависит от того, предусматривает трудовой договор выполнение трудовой функции дистанционно или нет. С дистанционным работником вы можете заключить трудовой договор путем обмена электронными документами в порядке, предусмотренном, в частности, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ. Если работник не дистанционный, руководствуйтесь правилами электронного кадрового документооборота (ЭКДО), предусмотренными ст. ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ. Но также вы вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления ЭКДО. Так, при заключении электронного трудового договора (как с дистанционным работником, так и нет) обратите внимание, в частности, на следующее:

• работник обычно может отказаться от заключения трудового договора в электронной форме. Исключение — работник, на которого распространено ведение ЭКДО, в том числе дистанционный, если он заключает договор после 31 декабря 2021 г. и у него отсутствует трудовой стаж на эту дату. То есть если вы ввели ЭКДО и приняли решение, что он распространяется и на дистанционных работников, то не нужно согласие на заключение трудового договора в электронной форме от любого работника, у которого при приеме на работу в 2022 г. нет трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 г.;
• подписание электронного трудового договора при ЭКДО происходит с использованием электронных подписей, о которых рассказывала выше. Вид подписи, в частности, зависит от применяемой вами информационной системы. При заключении трудового договора с дистанционным работником, на которого не распространено ведение ЭКДО (например, вы вообще не применяете ЭКДО), вы используете усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), а работник - УКЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) в соответствии с законодательством РФ об электронной подписи.
• электронная форма трудового договора, оформленного надлежащим образом, при ЭКДО приравнивается к трудовому договору на бумажном носителе. Дублировать такой договор на бумажном носителе нет необходимости. Однако работник может запросить надлежаще заверенную его бумажную копию. Обычному дистанционному работнику, на которого ведение ЭКДО не распространено (например, вы вообще не применяете ЭКДО), на основании его письменного заявления вы не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления обязаны направить ему оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора на бумажном носителе.

О хранении и доступе работников к электронным трудовым договорам, а также о внесении изменений в такие документы при осуществлении ЭКДО расскажу далее.

Как хранить и предоставлять доступ работникам к электронным трудовым договорам при ЭКДО

Хранение электронного трудового договора осуществляется в той информационной системе, с помощью которой вы осуществляете ЭКДО. Если используете свою информационную систему, вы обязаны обеспечить хранение электронных документов. Для этого, в частности, советую соблюдать следующие условия хранения: создайте минимум две электронные копии документа на разных носителях (основной и рабочий экземпляры), исключите утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации. Распечатывать и хранить на бумажном носителе нет необходимости. Хранить электронный трудовой договор необходимо в течение 50 лет. Это следует, в частности, из ч. 1, 4, 8 ст. 22.1, ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. 2.30 Правил, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526. При осуществлении ЭКДО доступ к трудовому договору в электронной форме осуществляется на основании заявления работника посредством выдачи ему копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, либо в форме электронного документа, в частности, с помощью платформы «Работа в России» (если ее использует работодатель). Способ определяет работник в своем заявлении.

Как внести изменения в трудовой договор, заключенный в электронной форме при ЭКДО

Изменения в электронный трудовой договор внесите посредством заключения дополнительного соглашения к нему. Специальные правила на этот счет законом не предусмотрены. Дополнительное соглашение оформите путем обмена электронными документами с использованием электронной подписи вашей и работника. Вид подписи, в частности, зависит от применяемой вами информационной системы.

Цифровая платформа «Работа в России».

Как вы знаете, все работодатели обязаны ежемесячно уведомлять службу занятости об имеющихся вакансиях. Те, у кого среднесписочная численность за прошлый год составила более 25 человек или есть доля участия государства, должны размещать вакансии на сайте «Работа в России». Остальные могут выбирать: отправлять данные о вакансиях в центр занятости или размещать их на этом сайте.

Сайт для размещения вакансий «Работа в России» можно найти по ссылке: https://trudvsem.ru/

Работодатель размещает сведения о вакансиях через личный кабинет или кадровое агентство, зарегистрированное на портале. Минтруд предлагает сроки — 3 рабочих дня после появления вакансии и не позднее следующего рабочего дня после ее закрытия. При отсутствии вакансий сведения подавать не надо. Войти на сайт «Работа в России» можно по логину и паролю Госуслуг. Если вы там еще не регистрировались, надо это сделать. С мая этого года произошли некоторые изменения в работе сайта. Некоторые из них уже действуют, некоторые начнут работу позже. Так, уже сейчас через портал можно подавать не только информацию о вакансиях у работодателя, но и сведения, предусмотренные ч. 2 и 3 ст. 25 Закона о занятости. Речь, например, о предстоящей ликвидации компании, введении простоя или неполного рабочего времени. С 01.09.2022 через сайт «Работа в России» можно будет вести электронный кадровый документооборот (ЭКДО), в том числе заключать и расторгать трудовые договоры. Правда, в полной мере ЭКДО заработает только с 01.03.2023, когда все документы будут оформляться по определенным формам. А с 01.01.2023 на портале должна стать доступна функция заключения:

• гражданско-правовых договоров на выполнение работ или оказание услуг;
• авторских договоров с физлицами;
• договоров на стажировку, профессиональное обучение или получение дополнительного профессионального образования.

Более подробно о работе портала Минтруд рассказал в письме, датированном мартом 2022 года. В нем вы найдете памятку со скриншотами сайта, как действовать в разных ситуациях.

Письмо Минтруда России от 09.03.2022 N 16-5/10/В-2811

Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации направляет информацию по созданию вакансий и заполнению работодателями отчетности в случаях, связанных с введением режима неполного рабочего времени, простоя, дистанционной (удаленной) работы, сокращения численности либо ликвидации, в Единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» <…>