В апреле 2021 г. Приказом Минфина N 62н был утвержден новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он заменяет Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное в далёком 1983 году. Требования ФСБУ 27/2021 касаются всех организаций и предпринимателей, кроме бюджетников. Стандарт вступает в силу с 01.01.2022 г. Мы рассмотрим основные положения нового стандарта.

Порядок оформления первичных документов

Первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни: хозяйственная операция, сделка и др. Можно составлять один документ по нескольким связанным фактам хозяйственной жизни. В качестве первичных учетных документов вы можете использовать документы, составленные в процессе деятельности организации. К ним относятся гражданско-правовые договоры с контрагентами, приказы о приеме на работу или об увольнении, кассовые чеки, авансовые отчеты и др. Важно, чтобы эти документы удовлетворяли всем требованиям к содержанию и оформлению первичных учетных документов. Формы первичных учетных документов, применяемые в организации, определяет руководитель. Ему представляет эти формы должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов вы можете разработать самостоятельно или использовать унифицированные. Составьте первичный учетный документ при совершении факта хозяйственной жизни. Если это невозможно — сразу после его окончания. Закон N 402-ФЗ требует составлять первичный документ под каждый факт хозяйственной жизни. Но ФСБУ 27/2021 уточнил эти правила:

  • Одним первичным учетным документом теперь можно оформить несколько связанных фактов хозяйственной жизни.
  • Некоторые операции разрешено отражать в первичном документе не в момент их совершения, а с определенной периодичностью, например, за сутки, неделю, месяц, квартал.

Речь идет о двух видах таких операций:

  • длящиеся — начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств и т.п.;
  • повторяющиеся — поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и т.п.

В этом случае периодичность составления первичных учетных документов определяется организацией исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности и фиксируется в учетной политике. Первичный учетный документ для таких операций надо составлять на отчетную дату. Кстати, ранее подобный порядок допускался при реализации товаров, продукции, работ, услуг с применением ККТ. Обязательными являются формы первичных учетных документов, утвержденные уполномоченными органами в соответствии с законодательством. В их числе некоторые формы учета кассовых операций и транспортная накладная.

Требования к содержанию и оформлению первичных учетных документов

Пункт 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ предусматривает всего семь обязательных реквизитов первичного документа:

  • наименование документа;
  • дата его составления;
  • наименование составившей документ организации;
  • содержание факта хозяйственной жизни: сделки, события или операции;
  • величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • должность лица (лиц), совершившего сделку (операцию) и ответственного за оформление сделки, либо ответственного за оформление свершившегося события;
  • Ф.И.О. и подпись ответственного лица (лиц).

Перечень лиц, которые вправе подписывать первичные учетные документы, устанавливает руководитель организации. Составить первичный учетный документ вы можете как в бумажной, так и в электронной форме. Если вы создаете документы на бумажном носителе, записи в них производите средствами, которые обеспечивают сохранность записей в течение установленного срока хранения документов. Это могут быть чернила, шариковая ручка. При составлении документов в электронном виде необходимо обеспечить возможность изготовления их копий на бумажном носителе. Электронные документы подписывайте электронной подписью с учетом требований Закона об электронной подписи. Виды электронных подписей согласуйте с другими участниками электронного взаимодействия. В общем случае первичные учетные документы составляются на русском языке. Документ на иностранном языке должен содержать построчный перевод на русский язык. Исключение — ситуация, когда организация ведет деятельность в иностранном государстве и по его законодательству документы составляются на ее языке. В этом случае построчно переводится только регистр. Своевременно оформить первичные учетные документы, передать их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, обеспечить достоверность содержащихся в них данных должны те, кто составил и подписал данные документы. За несоблюдение названных требований организацию и ее руководителя могут привлечь к ответственности.

Оправдательный документ

С выходом нового стандарта ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» у нас появился новый термин «оправдательные документы», который не встречается в Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ни в одном стандарте раньше также не встречался. Оправдательным считается любой документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. Например, договор с контрагентом, решение суда или ИФНС, кассовый чек, квитанция об оплате, товарный счет. В отличие от первичного учетного документа он не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни и не содержит все обязательные реквизиты. Стандартный подход следующий: мы оформляем первичный документ, в котором даем ссылку на оправдательный. И вот в оправдательном документе уже расшифровывается информация о факте хозяйственной жизни, которую просто не нужно переносить в первичный документ всю и досконально. Таким образом, работа бухгалтера стандартизируется, отлаживается, и как бы все встает на свои места, потому что этот термин «оправдательный документ» нам действительно облегчает существование и расставляет по своим местам наши представления о документации.

Например. Заполняет сотрудник авансовый отчет (авансовый отчет у нас будет документом первичным, в нем есть все необходимые реквизиты), и к авансовому отчету он прилагает оправдательные документы, подтверждающие расходы, которые он понес в интересах организации. Таким образом, даже если оправдательный документ не содержит подписи, расшифровывается факт хозяйственной жизни как-то недостаточно полноценно, тем не менее, нам это вполне подходит, потому что все эти пробелы восполняются авансовым отчетом за счет того, что в нем уже все необходимое есть.

Если оправдательный документ совершенен с точки зрения состава реквизитов, он может заменять собой первичный документ. Оправдательный документ не оформлялся изначально для исполнения роли первичного документа. У него могло быть какое-то совершенно другое назначение. Тем не менее, в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ у нас названы семь обязательных реквизитов любого первичного документа. Если оправдательный всеми этими реквизитами обладает, то нет никакой бюрократической необходимости добавлять к нему первичный просто для порядка. Сам оправдательный документ может выполнить роль первичного, если с этой ролью справляется. Это весьма удобно, опять же, для облегчения документооборота, облегчения работы бухгалтера, для того чтобы лишние какие-то шаги не делать и, тем не менее, считать, что наши расходы или наши другие какие-то факты хозяйственной жизни вполне себе документированы.

Регистры бухгалтерского учета

Регистр бухгалтерского учета — это документ, предназначенный для регистрации и накопления данных об объектах бухучета, содержащихся в первичных учетных документах. Регистрацию надо вести на систематической основе в хронологическом порядке. К регистрам бухучета относятся оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и др. Формы регистров бухгалтерского учета определяет руководитель организации. Ему представляет эти формы должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета должны содержать обязательные реквизиты, приведенные в ч. 4 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете:

  • наименование регистра;
  • наименование организации, составившей регистр;
  • даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
  • хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета.

Перечень лиц, которые вправе подписывать регистры бухгалтерского учета, устанавливает руководитель организации. Составлять регистры бухгалтерского учета вы можете на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа. Записи в регистрах производите в рублях независимо от валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности. Если стоимость объекта бухучета выражена в иностранной валюте, записи в регистрах делайте одновременно в такой валюте и в рублях.

Система регистров бухгалтерского учета должна обеспечивать:

  • полноту информации — получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям;
  • системность информации — взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации;
  • обоснованность учетных записей — соответствие данным первичных учетных документов;
  • достоверность информации — полноту и точность представления объектов бухучета.

Исправление первичных учетных документов и регистров бухучета

Допустимо исправлять все первичные документы. Исключением являются случаи, когда по законодательству РФ или установленным в соответствии с ним правилам вносить исправления запрещено. Это касается, например, кассовых документов. Если вы допустили ошибку при составлении кассового документа, его надо оформить заново. Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы установлен п. п. 19 - 21 ФСБУ 27/2021. Он зависит от формы составления документа:

  • В электронный документ вы можете внести исправление, создав новый электронный документ. В нем должно быть указано, что он составлен взамен первоначального.
  • В документ на бумажном носителе исправление вносите так: зачеркните ошибочный текст или сумму, сделайте корректную запись над зачеркнутым, добавьте надпись «Исправлено». Зачеркивайте чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочный текст или сумму.

Важно! Запрещены исправления в виде подчисток: замазывания, стирания и т.п.

Все исправления независимо от формы составления документа и способа исправления должны содержать:

  • дату исправления;
  • должности лиц, составивших первичный учетный документ;
  • подписи (электронные подписи в электронных документах) этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

Порядок внесения исправлений в регистры бухгалтерского учета такой же, как для первичных учетных документов. Кроме того, для исправления можете производить сторнировочные или дополнительные записи по счетам бухгалтерского учета.

График документооборота

Руководитель должен организовать документооборот так, чтобы он обеспечивал:

  • своевременное отражение в бухгалтерском учете объектов учета, в том числе передачу первичных учетных документов для регистрации данных в регистрах бухучета и составления на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • предотвращение несанкционированного доступа к документам бухучета.

ФСБУ 27/2021 не устанавливает, в частности, процедуру проверки первичных учетных документов в бухгалтерии, требования к разработке и оформлению графика документооборота. Вместе с тем руководитель может принять решение о составлении такого графика, предусмотрев в нем ответственного за проверку и ее срок.

График документооборота вы можете оформить и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике.

В отношении каждого вида первичного учетного документа предусмотрите, как минимум, следующую информацию:

  • ответственного за составление документа и срок его составления;
  • количество экземпляров составляемого документа;
  • ответственного за проверку документа и срок проверки;
  • ответственного за обработку документа и срок обработки;
  • ответственного за передачу документа в архив и срок передачи.

Образец составления графика документооборота согласно новому ФСБУ я нашла в системе КонсультантПлюс