Для удобной работы многие организации заключают договоры о корпоративной мобильной связи. Это помогает в общении с поставщиками и клиентами. Как правильно оформить использование корпоративной мобильной связи в компании? Какую информацию и где нужно зарегистрировать? В какой срок это сделать? Как отразить расходы на корпоративную связь в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти вопросы рассмотрим в статье.

Корпоративная связь: как правильно оформить?

Корпоративная мобильная связь, как правило, обоснована необходимостью выполнения должностных обязанностей сотрудниками. Чаще всего мобильная связь нужна сотрудникам, работающим с клиентами/поставщиками или имеющим разъездной характер работы (например, курьерам). Для них должны быть установлены правила пользования мобильной связью. Можно изложить их в правилах внутреннего трудового распорядка, общих требованиях к охране труда или разработать отдельный документ, который может называться по-разному — положение о служебной мобильной связи, порядок пользования корпоративной связью работниками и т.п.

Утвержденной формы такого документа нет, поэтому составляйте его в произвольной форме, изложив важные для вашей организации особенности использования телефонов и сим-карт.

Регистрация корпоративных сим-карт в единой системе

Всем юридическим лицам и ИП, которые являются корпоративными абонентами связи, нужно внести сведения о физлицах-пользователях услуг связи в Единую систему идентификации и аутентификации в инфраструктуре. Причем абонентам-юрлицам и ИП, заключившим с операторами связи договор об оказании услуг подвижной радиотелефонной связи до 1 июня 2021 года, нужно это сделать в срок до 30 ноября 2021 года.

Зарегистрировать информацию нужно через Госуслуги.

Сведения для регистрации корпоративных сим-карт 

При использовании корпоративной мобильной связи нужно внести информацию:

  • сведения о сотруднике или ином физлице с корпоративной сим-картой;
  • абонентский номер;
  • наименование юрлица или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.

При использовании сим-карт в оборудовании, например в онлайн-кассах:

  • абонентский номер;
  • ИНН абонента;
  • наименование юрлица-владельца оборудования (Ф.И.О. индивидуального предпринимателя);
  • адрес установки оборудования или адрес абонента, если оно не стационарное;
  • наименование и ОГРН оператора связи;
  • вид, наименование и идентификатор оборудования.

Срок и порядок регистрации сведений 

При использовании корпоративной мобильной связи сведения нужно зарегистрировать до начала оказания услуг связи. Если сведений по тому или иному абонентскому номеру не будет или они окажутся недостоверными, оператор направит уведомление. При отсутствии ответа на него оператор исключит абонентский номер из договора. Сведения могут подать сами физлица-пользователи корпоративных сим-карт. Если же за них это сделает юрлицо или ИП, то пользователи должны одобрить сведения через свою учетную запись на Госуслугах. Отметим, что требование предоставить оператору информацию о пользователях корпоративной мобильной связи не распространяется на заказчиков по Закону N 44-ФЗ и Закону N 223-ФЗ. При использовании сим-карт в оборудовании информацию через форму на портале Госуслуг вносит уполномоченное лицо организации или ИП. Сделать это нужно не позднее чем за 3 рабочих дня до даты начала оказания услуг связи, если иной срок не предусмотрен договором. Изменения в зарегистрированных сведениях нужно отражать в течение 3 рабочих дней.

Какие сроки установлены для тех, кто уже пользуется корпоративными сим-картами

Если договор об оказании услуг связи заключен до 1 июня, предусмотрена отсрочка.
Сведения нужно внести:

  • до 30 ноября — для пользователей корпоративной мобильной связи;
  • не позднее 1 марта 2023 года — для пользователей оборудования.

Налоговый учет приобретения корпоративных сим-карт

В налоговом учете затраты на приобретение корпоративной сим-карты за вычетом НДС включите в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (как расходы на оплату услуг связи). Расходы признавайте в следующем порядке (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

  • по мере использования услуг мобильной связи согласно выставленным оператором связи счетам, если стоимость сим-карты является авансом за услуги связи и зачисляется на лицевой счет абонента;
  • единовременно на дату приобретения карты, если стоимость сим-карты является платой за доступ к сети.

Если часть платы за карту зачисляется на лицевой счет, а часть представляет собой платеж за доступ к сети, то каждую такую часть надо признавать в расходах отдельно по своим правилам. В этом случае размер платежа за доступ к сети вычисляют как разницу между стоимостью карты и суммой, зачисленной на лицевой счет.

Бухучет приобретения корпоративных сим-карт

В бухгалтерском учете затраты на приобретение корпоративной сим-карты (без учета НДС, подлежащего вычету) отражайте в зависимости от условий, на которых она предоставлена:

  • если стоимость сим-карты является платой за доступ к сети (выделение телефонного номера), то затраты на ее приобретение за вычетом НДС, как правило, включают в расходы по обычным видам деятельности в качестве управленческих или коммерческих в том отчетном периоде, в котором она приобретена (п. п. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»);
  • если стоимость сим-карты является платой за иные услуги связи (кроме доступа к сети) и зачисляется на лицевой счет, то ее учитывают как выданный аванс. По мере оказания услуг мобильной связи выданный аванс зачитывают в счет оплаты услуг;
  • если не вся уплаченная при приобретении сумма зачисляется на лицевой счет, то сумму на лицевом счете учитывают как авансовый платеж, а разницу между общей и зачисленной на лицевой счет суммами учитывают как плату за доступ к сети.