Ремонт ОС в налоговом и бухгалтерском учете

Основные средства изнашиваются, иногда нужна замена запчастей, бывает, что небольшой ремонт, а случается и масштабный капитальный ремонт. Как эти операции отразить в бухучете? Что в налоговом учете? Все ответы в нашей статье.

Документальное оформление

Передачу оборудования и других ОС в ремонт оформляйте документами:

• накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме N ОС-2 — если передаете ОС для ремонта собственному специализированному подразделению;
• актом приемки-передачи объекта по форме, применяемой подрядчиком, — если передаете ОС для ремонта подрядной организации (Приложение к Письму Минфина России от 21.01.2019 N 07-04-09/2654). Форма такого документа может быть согласована сторонами в качестве приложения к договору подряда.

На основании накладной или передаточного акта можете сделать бухгалтерские записи в аналитическом учете по счету 01 «Основные средства»(по счету 03 «Доходные вложения в материальные ценности»), отражающие смену местонахождения объекта ОС. Для оформления результатов ремонта существует унифицированный документ — акт по форме N ОС-3. Документ по форме N ОС-3 можно использовать как в случае выполнения капитального ремонта основных средств, так и в случае выполнения текущего ли непланового ремонта. Но его применение не обязательно.

• При выполнении ремонта подрядным способом для приемки результатов работ вместо формы N ОС-3 чаще используют составленный подрядчиком документ с обязательными реквизитами. В частности, в нем должны быть указаны сведения о выполненных работах, их стоимость с учетом НДС, а также отдельной строкой — начисленный подрядчиком НДС (п. 4 ст. 168 НК РФ). На основании него вы сможете признать затраты на проведение ремонта в бухгалтерском и налоговом учете.
• При выполнении ремонта собственными силами (хозяйственным способом) оформляют либо акт по форме N ОС-3, либо акт по самостоятельно разработанной форме с обязательными реквизитами первичного учетного документа. На основании этого документа вы сможете списать затраты со счета 23 «Вспомогательные производства» (в случае его использования).

Документы подписывают приемочная комиссия и представитель подрядчика или структурного подразделения, проводившего работы.

Ремонт в налоговом учете

В целях налогового учета не важно, какой ремонт вы выполняете — текущий или капитальный, плановый или неплановый, существенна его стоимость для организации или нет. Главное, чтобы после ремонта функциональные характеристики объекта оставались прежними.

• При ремонте подрядным способом к затратам на ремонт относят договорную стоимость работ подрядчика (за минусом НДС, принимаемого к вычету).
• При хозяйственном способе в затраты на ремонт в налоговом учете включают стоимость запасных частей и материалов, израсходованных на выполнение ремонтных работ; заработную плату работников, занятых в их выполнении; страховые взносы с заработной платы и др.

Затраты на ремонт признавайте в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они осуществлены (пп. 2 п. 1 ст. 253, п. 1 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина России от 05.12.2012 N 03-03-06/1/628, от 28.10.2008 N 03-03-06/1/609). В редких случаях затраты на ремонт могут признаваться внереализационными расходами, например, когда ремонт связан с эпизодической передачей имущества в аренду (пп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ). При наличии в налоговом учете резерва на предстоящие ремонты ОС расходы на ремонт спишите за счет резерва (п. 2 ст. 324 НК РФ). Если в ходе ремонта вы получили материальные ценности (металлолом и др.), которые собираетесь продать или использовать иным способом, включите их рыночную стоимость во внереализационные доходы в том периоде, в котором были получены эти ценности (п. 2 ст. 254 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.06.2010 N 03-03-06/1/365).

Ремонт в бухучете

В целях бухгалтерского учета имеет значение, проводят ремонт в плановом порядке (в рамках системы планово-предупредительных ремонтов) или причиной его проведения стала авария, стихийное бедствие, неправильная эксплуатация, внезапная поломка и т.п. Когда говорят о капитальном и текущем ремонте, то в бухгалтерском учете подразумевают плановые мероприятия, проводимые с определенной периодичностью. Затраты на проведение капитального, текущего и непланового ремонта отражают по-разному. При подрядном способе в качестве затрат на ремонт рассматривают договорную стоимость выполненных подрядчиком работ (за минусом НДС, принимаемого к вычету). При хозяйственном способе к затратам на ремонт в бухгалтерском учете относят:

• амортизацию задействованных в выполнении работ ОС;
• стоимость материальных ценностей, израсходованных при проведении ремонта;
• заработную плату работников, принимающих участие в ремонтных работах;
• страховые взносы с этой заработной платы.

Предварительно эти затраты могут накапливаться на счете 23, если в организации есть специальное подразделение, занятое ремонтом ОС. С каким счетом будет корреспондировать счет 23 при списании затрат — зависит от вида ремонта. Ни на капитальный ремонт основных средств, ни на иные виды ремонта резерв в бухгалтерском учете не создается.

Капитальный ремонт ОС

Под капитальным ремонтом обычно понимают плановый ремонт, при котором восстанавливают исправность объекта и полностью или почти полностью — его ресурс с заменой или восстановлением. Периодичность проведения капитальных ремонтов и объемы выполняемых работ определите в соответствии с технической документацией, нормативно установленными требованиями или самостоятельно в рамках разработки системы планово-предупредительных ремонтов на основе существующих рекомендаций (п. 2.3.6 ГОСТ 18322-2016 «Межгосударственный стандарт. Система технического обслуживания и ремонта техники. Термины и определения», Письма Минстроя России от 27.02.2018 N 7026-АС/08, Минфина России от 14.01.2004 N 16-00-14/10). Периодичность проведения капитального ремонта измеряется годами, а затраты, как правило, существенны для организации. Поэтому затраты на капитальные ремонты ОС обычно признают капитальными вложениями  (пп. «ж»п. 5 ФСБУ 26/2020, Информационное сообщение Минфина России от 03.11.2020 N ИС-учет-28).

Условия:

• Если затраты на капитальный ремонт несущественны для организации, то она вправе, руководствуясь требованием рациональности, учитывать затраты на капитальный ремонт так же, как затраты на текущий. Для этого соответствующее решение и критерий существенности следует закрепить в учетной политике (п. 7.4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Перечень и величину этих затрат определяйте так же, как и при создании ОС. Материальные ценности, необходимые для капитального ремонта, учитывайте как капитальные вложения (пп. «а» п. 5 ФСБУ 26/2020, Информационное сообщение Минфина России от 03.11.2020 N ИС-учет-28).
• Если капитальный ремонт требует длительного времени и существенных затрат, то капитализируйте проценты по кредитам и займам, направленным на его финансирование. Проценты нужно капитализировать в течение периода фактического проведения работ (пп.«е»п. 10 ФСБУ 26/2020, п. 7 ПБУ 15/08 «Учет расходов по займам и кредитам», п. п. 1, 2 Рекомендации Р-71/2016-КпР «Долговые затраты в последующие капвложения»).
• Если в ходе капитального ремонта вы извлекли материальные ценности (запасные части, металлолом и др.), которые собираетесь продать или использовать иным способом, вычтите из сумм фактических затрат на капитальный ремонт расчетную стоимость этих ценностей. Расчетную стоимость определите самостоятельно, например, исходя из справедливой стоимости ценностей, чистой стоимости продажи и др. (п. 15 ФСБУ 26/2020, Информационное сообщение Минфина России от 03.11.2020 N ИС-учет-28).

В зависимости от целей дальнейшего использования признайте извлеченные материальные ценности:

• как капитальные вложения, если планируете использовать их для создания, капитального ремонта, улучшения других ОС (пп. «а» п. 5 ФСБУ 6/2020);
• как запасы, если в дальнейшем будете использовать материальные ценности в обычной деятельности, в течение периода, не превышающего 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
• как долгосрочные активы к продаже, если намерены продать материальные ценности, но не можете квалифицировать их в качестве запасов.

В момент завершения ремонта отнесите сумму затрат на капитальный ремонт на увеличение первоначальной стоимости отремонтированного ОС, если межремонтный период существенно не отличается от оставшегося срока полезного использования ОС (п. 18 ФСБУ 26/2020, п. 24 ФСБУ 6/2020).

Основные бухгалтерские проводки в связи с капитальным ремонтом ОС такие:

Текущий ремонт ОС

Под текущим ремонтом основных средств обычно понимают плановый ремонт, при котором:

• работоспособность объекта восстанавливают заменой отдельных легкодоступных частей — для технических объектов, таких, например, как транспортные средства и оборудование (п. 2.3.9 ГОСТ 18322-2016 «Межгосударственный стандарт. Система технического обслуживания и ремонта техники. Термины и определения»);
• устраняют мелкие неисправности, выявляемые в ходе повседневной эксплуатации ОС без вывода объекта из эксплуатации, проводят работы по систематическому и своевременному предохранению основных средств от преждевременного износа — для объектов капитального строительства (например, зданий, помещений, сооружений). При этом технические характеристики объекта остаются неизменными (ч. 8 ст. 55.24 ГрК РФ, Письмо Минстроя России от 27.02.2018 N 7026-АС/08).

Периодичность проведения текущих ремонтов и объемы выполняемых работ определите в соответствии с технической документацией, нормативно установленными требованиями или самостоятельно в рамках разработки системы планово-предупредительных ремонтов на основе существующих рекомендаций (п. 2.3.6 ГОСТ 18322-2016 «Межгосударственный стандарт. Система технического обслуживания и ремонта техники. Термины и определения» Письма Минстроя России от 27.02.2018 N 7026-АС/08, Минфина России от 14.01.2004 N 16-00-14/10). Как правило, периодичность проведения текущего ремонта составляет до одного года, хотя в некоторых случаях может быть установлена иная периодичность. Но в любом случае, когда речь идет о текущем ремонте, сумма затрат представляет собой несущественную для организации величину. Поэтому фактические затраты на текущие ремонты ОС капитальными вложениями обычно не признают, а включают (пп. «б» п. 16 ФСБУ 26/2020, Информационное сообщение Минфина России от 03.11.2020 N ИС-учет-28):

• в себестоимость продукции (работ, услуг), если ремонтируемые основные средства используют в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг (пп. «д» п. 23 ФСБУ 5/2019 «Запасы», п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»);
• затраты на капитальные вложения, если ремонтируемые ОС задействованы в создании, капитальном ремонте или улучшении других объектов ОС (пп. «г» п. 10 ФСБУ 26/2020);
• управленческие или коммерческие расходы, если ремонтируемые ОС не заняты в производстве (создании) активов, но участвуют в обычных видах деятельности организации (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99);
• прочие расходы — в ином случае. Например, к прочим расходам относят затраты на текущий ремонт, если временно не используемый в деятельности организации объект передан в аренду (п. 11 ПБУ 10/99).

Материальные ценности, которые вы приобретаете для текущего ремонта ОС, учитывайте как запасы, так как срок их использования не превышает 12 месяцев (п. 3 ФСБУ 5/2019). Если в ходе текущего ремонта вы получили материальные ценности (запчасти, металлолом и др.), которые собираетесь продать или использовать иным способом, вычтите из сумм фактических затрат на ремонт расчетную стоимость этих ценностей. Расчетную стоимость определите самостоятельно, например, исходя из справедливой стоимости ценностей, чистой стоимости продажи и др. Извлеченные материальные ценности учитывайте в зависимости от целей дальнейшего использования.

Основные бухгалтерские проводки в связи с текущим ремонтом ОС такие:

Неплановый ремонт ОС

Неплановый ремонт выполняют при внезапных поломках ОС, вызванных нарушением условий эксплуатации, перегрузками, стихийными бедствиями или другими причинами, для восстановления работоспособности этих объектов. Фактические затраты не включайте в капитальные вложения, даже если ремонтируемые ОС вы используете при создании другого ОС. Исключением являются случаи, когда неплановый ремонт улучшает нормативные показатели функционирования или продлевает сроки полезного использования ремонтируемого ОС. В такой ситуации часть затрат нужно капитализировать (пп. «в», «д» п. 16 ФСБУ 26/2020, Информационное сообщение Минфина России от 03.11.2020 N ИС-учет-28). Не капитализируемые затраты на неплановые ремонты, как правило, признают прочими расходами (п. п. 11, 13 ПБУ 10/99, пп. «а», «б» п. 26 ФСБУ 5/2019). В некоторых случаях их можно включить в себестоимость НЗП или в коммерческие либо управленческие расходы текущего периода (п. 4 ПБУ 10/99). Например, занятая перевозками организация может включать затраты на ремонт после незначительных ДТП в себестоимость перевозок (пп. «д» п. 23 ФСБУ 5/2019).

Основные бухгалтерские проводки в связи с неплановым ремонтом ОС такие: