Лето — сезон отпусков. А значит, для бухгалтера важно правильно рассчитать отпускные, чтобы и компания выплатила не больше чем нужно, и сотрудников не обидеть. В этой статье разберем нюансы расчета отпускных в разных ситуациях.

Общий алгоритм расчета отпускных работнику

Расчет отпускных проводят по формуле (п. 9 Положения о среднем заработке):

А средний дневной заработок для отпуска считают так:

Расчетным периодом для отпуска берут 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, отпуск начинается в июне. Расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего (п. 4 Положения о среднем заработке).
Расчетный период, который целиком приходится на декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком, надо заменить.

Существует перечень документов, которые необходимо заполнить в обязательном порядке для оформления отпуска.

Отработанные дни — все дни, включая выходные и праздники, когда работник числился в вашей компании, кроме дней, когда он был в командировке, отпуске, на больничном или по другим причинам освобождался от работы (п. 5 Положения о среднем заработке, Письмо Минтруда от 15.04.2016 N 14-1/В-351).
За каждый полностью отработанный месяц учтите 29,3 дня. Это среднемесячное количество дней ((365 дней — 14 праздничных дней в году) / 12 мес.).
В базу для расчета отпускных включайте зарплату за отработанные дни. В особом порядке учитывайте премии и повышение зарплаты (п. 2 Положения о среднем заработке).
Не включайте в расчет среднего заработка отпускные, оплату дней командировки, больничный, материальную помощь и другие выплаты за неотработанные дни (п. п. 3, 5 Положения о среднем заработке).
Отпускные надо оплатить из МРОТ, если средний дневной заработок оказался меньше МРОТ. В том числе, когда МРОТ вырос во время отпуска (п. 18 Положения о среднем заработке).

Пример. Расчет отпускных из МРОТ
Работник с 23.12.2020 был в отпуске 28 дней, из них 9 дней в декабре, 19 - в январе. Отпускные начислены из среднего дневного заработка — 419 руб/дн.
Средний дневной заработок из МРОТ 2020 г. — 413,99 руб/дн. (12 130 руб. / 29,3), из МРОТ 2021 г. — 436,59 руб/дн. (12 792 руб. / 29,3).
Средний дневной заработок за дни отпуска в январе меньше МРОТ (419 руб/дн. < 436,59 руб/дн.). Доплата отпускных до МРОТ — 334,21 руб. ((436,59 руб/дн. - 419 руб/дн.) x 19 дн.).

Если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, возникает вопрос как рассчитать ему отпускные.

Последовательность действий при расчете отпускных я нашла в статье системы КонсультантПлюс.

Как рассчитать отпускные, если расчетный период отработан не полностью

За месяц, отработанный не полностью, количество отработанных дней считайте так (п. 10 Положения о среднем заработке):

Пример. Расчет отпускных

Работник уходит в отпуск с 18.06.2021 на 14 дней. За расчетный период с 01.06.2020 по 31.05.2021 ему начислены зарплата 450 000 руб., отпускные 34 000 руб. и больничный 18 257 руб. Работник был в отпуске 14 дней с 06.07.2020 по 19.07.2020 и болел 7 дней с 08.02.2021 по 14.02.2021.
В расчетном периоде полностью отработаны 10 месяцев — 293 дн. (10 мес. x 29,3).
Количество дней для расчета отпускных за июль 2020 г.—16,07 дн. ((31 дн.-14 дн.) / 31 дн. x 29,3), за февраль 2021 г. — 21,98 дн. ((28 дн. - 7 дн.) / 28 дн. x 29,3).
Общее количество отработанных дней в расчетном периоде - 331,05 дн. (293 дн. + 16,07 дн. + 21,98 дн.).
База для расчета отпускных — 450 000 руб. Отпускные и больничные не включаются.
Средний дневной заработок — т1 359,31 руб. (450 000 руб./331,05 дн.).
Сумма отпускных — 19 030,34 руб. (1 359,31 руб. x 14 дн.).
Человеку, который числится в вашей компании меньше года, количество отработанных дней и базу для расчета отпускных берите со дня приема на работу до первого числа месяца, в котором он идет в отпуск (п. п. 4, 10 Положения о среднем заработке).

Пример. Расчет отпускных за неполный год работы

Работник, принятый на работу 01.10.2020, уходит в отпуск с 09.06.2021 на 28 дней.
Расчетный период для отпускных — с 01.10.2020 по 31.05.2021./В расчетном периоде 8 полностью отработанных месяцев.
Отработанных дней — 234,4 дн. (8 мес. x 29,3).
За этот период начислена зарплата — 300 000 руб.
Средний дневной заработок — 1 279,86 руб. (300 000 руб. / 234,4 дн.).
Сумма отпускных — 35 836,08 руб. (1 279,86 руб. x 28 дн.).

Как учитывать премии при расчете отпускных

Как учитывать премии, зависит от их вида. Разберем основные премии.
Премию по итогам года учитывайте, если она начислена за год, предшествующий отпуску. Когда она начислена - в расчетном периоде или после - не важно.

Пример. Учет годовой премии при расчете отпускных

Работник уходит в отпуск с 11.01.2021. Расчетный период - с 01.01.2020 по 31.12.2020. Ему начислены две годовые премии: 29.01.2021 - за 2020 г. и 31.01.2020 - за 2019 г. Премия за 2019 г. при расчете отпускных не учитывается. Премия за 2020 г. должна быть учтена. Она начислена после выплаты отпускных, поэтому отпускные надо пересчитать и доплатить.
Квартальную, ежемесячную и полугодовую премии, начисленные в расчетном периоде, включайте в расчет только по одной за каждый показатель премирования. Например, за один месяц можно учесть одну премию за количество продаж и одну за объем выручки в том же месяце.

Пример. Учет квартальной и полугодовой премий при расчете отпускных
Работник уходит в отпуск с 13.08.2021. В расчетном периоде  с 01.08.2020 по 31.07.2021 ему начислены две премии — по итогам работы в 3 квартале 2020 г. и в первом полугодии 2021 г.
При расчете отпускных обе премии учитываются полностью.

Пример. Учет ежемесячной премии при расчете отпускных

Работник уходит в отпуск с 04.06.2021. Ежемесячно ему начисляются две премии: одна — за количество продаж и одна — за объем выручки.
Расчетный период — с 01.06.2020 по 31.05.2021. В расчет отпускных можно включить 12 премий за количество продаж и 12 премий за объем выручки.
Разовые премии, начисленные в расчетном периоде, учитывайте, если они предусмотрены в положении о премировании или другом локальном нормативном акте. Премии к праздникам в расчет среднего заработка не включайте (п. 3 Положения о среднем заработке).
Если в расчетном периоде отработаны не все дни, полностью учитывайте только премии, начисленные с учетом отработанного времени. Остальные премии — пропорционально отработанному времени (п. 15 Положения о среднем заработке, Письмо Минздравсоцразвития от 26.06.2008 N 2337-17).

Пример. Учет премии при не полностью отработанном расчетном периоде при расчете отпускных
Работник уходит в отпуск с 10.03.2021.
В расчетном периоде — с 01.03.2020 по 28.02.2021 — ему начислена премия 20 000 руб. за 4 квартал 2020 г. без учета фактически отработанного времени.
В июле 2020 г. он был в отпуске 28 дней, из которых 20 рабочих, а в феврале 2021 г. проболел 10 дней, из которых 8 рабочих.
Из 246 рабочих дней расчетного периода он отработал только 218 день (246 дн. - 20 дн. - 8 дн.).
При расчете отпускных премия учитывается в размере 17 723,58 руб. (20 000 руб. / 246 дн. x 218 дн.).

Особенности отпусков сезонных работников
Сотрудникам, занятым на сезонных работах, предоставляют основной оплачиваемый отпуск продолжительность два рабочих дня за месяц работы. То есть количество дней отпуска определяете, умножив два рабочих дня на количество месяцев работы, которые отсчитываете соответственно с даты приема. Порядок округления неполных месяцев не урегулирован законом. Безрисково округлять в пользу работника: если сезонник отработал половину месяца или меньше, предоставьте за этот период один день отпуска, более половины — два дня. Либо учтите этот период уже при выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Это следует из ст. 295 ТК РФ.
Другие отпуска, если они ему положены, предоставляете на столько же дней, на сколько и постоянному — исключений по ним законом не предусмотрено. Например, если у него ненормированный рабочий день, то ему полагается минимум три календарных дня дополнительного оплачиваемого отпуска с учетом ч. 1 ст. 119 ТК РФ.

У сезонных работников (они, как правило, работают не больше шести месяцев) обычно не возникает стандартного права на использование отпуска. Считаем, что тем, кто не отработал шести месяцев, отпуск нужно предоставить, если у них есть право взять его раньше этого срока (например, если работник усыновил ребенка до трех месяцев), а остальным — если согласны. Если работник не использовал отпуск в течение работы, то ему полагается компенсация за него. Это следует из ч. 2, 3 ст. 122, ст. ст. 291, 293, 295 ТК РФ.
Право на отпуск за свой счет, который полагается работнику по его заявлению ежегодно, не зависит от стажа работы. Это следует из ч. 2 ст. 128 ТК РФ.
В график отпусков нужно включить всех лиц, которые на день его утверждения состоят с вами в трудовых отношениях. Это касается и сотрудников, чьи трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (Письма Минтруда России от 09.04.2020 N 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 N ПГ/03709-6-1).

Особый порядок расчета среднего дневного заработка установлен для работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в рабочих днях. К ним относятся, в частности, лица, заключившие трудовые договоры на срок до двух месяцев либо для выполнения сезонных работ (ст. ст. 291, 295, ч. 5 ст. 139 ТК РФ).
В этом случае нужно сумму фактически начисленной зарплаты разделить на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ч. 5 ст. 139 ТК РФ, п. 11 Положения).

Например, с работником заключен срочный трудовой договор для выполнения сезонных работ на период с 01.03.2021 по 31.05.2021. Очередной ежегодный оплачиваемый отпуск предоставлен с 18.05.2021 на четыре рабочих дня. Заработная плата, начисленная работнику за март и апрель, составила 40 000,00 руб. Число отработанных им дней за указанный период по календарю шестидневной рабочей недели — 52. Средний дневной заработок для расчета отпускных равен 769,23 руб. (40 000,00 руб./52).