ККТ для ИП: когда нужна онлайн-касса и как перейти

В июле 2021 года наступил очередной этап перехода на онлайн-кассы. Теперь еще больше предпринимателей обязаны использовать кассовые аппараты. Кого коснулись изменения и как начать работу с кассовой техникой, разберем в этой статье. 

Четвертая волна перехода на ККТ для ИП с 1 июля 2021 года

С 01.07.2021 г. применять кассовые аппараты обязаны предприниматели, не имеющие работников по трудовым договорам. В том числе, когда они продают товары собственного производства, выполняют работы и оказывают услуги. Это правило действует и при получении такими ИП платы за аренду нежилого помещения (Письма Минфина России от 14.08.2020 N 03-01-15/71449, от 09.08.2019 N 03-01-15/60287).

По общему правилу индивидуальные предприниматели, осуществляя расчеты наличными и (или) в безналичном порядке, обязаны применять ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ):

• при приеме (получении) оплаты, в том числе в виде предоплаты (аванса) за товары (работы, услуги);
• выплате денег за товары (работы, услуги), например в связи с возвратом покупателем приобретенного товара;
• возврате предоплаты (аванса);
• предоставлении и погашении займов для оплаты товаров (работ, услуг).

Под расчетами понимается также (ст. 1.1 Закона о применении ККТ):

• зачет предоплаты (аванса);
• предоставление или получение иного встречного предоставления за товары (работы, услуги).

Без ККТ предприниматели могут работать в тех же случаях, что и организации (Письмо Минфина от 29.05.2019 N 03-01-15/39161).

Кому не требуется онлайн-касса в 2021 году

В отдельных ситуациях предприниматель может работать без ККТ, например:

• сдает в аренду (внаем), принадлежащие ему на праве собственности жилые помещения, а также жилые помещения вместе с машино-местами, расположенными в многоквартирных домах (п. 2 ст. 2 Закона о применении ККТ);
• продает в киосках мороженое и не использует при этом автоматическое устройство для расчетов (п. п. 2, 8 ст. 2 Закона о применении ККТ);
• реализует с рук и (или) лотка входные билеты и абонементы на посещение государственных или муниципальных театров (за исключением их реализации через Интернет и сети связи) (п. 14 ст. 2 Закона о применении ККТ);
• при расчетах исключительно монетой Банка России через автоматы, которые не питаются электроэнергией (в том числе от электрических аккумуляторов или батарей) (п. 1.1 ст. 2 Закона о применении ККТ);
• в иных применимых к ИП случаях.

Также не используют онлайн-кассу ИП, применяющие спецрежим «Налог на профессиональный доход», в отношении доходов, облагаемых этим налогом (п. 2.2 ст. 2 Закона о применении ККТ).

ККТ для ИП на патенте

Для индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, кассовый аппарат нужен в большинстве случаев — в рознице, общепите, перевозках (ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

Исключения составляют виды предпринимательской деятельности, установленные пп.пп. 1, 2, 4, 5, 7, 8, 12-17, 19-27, 29-31, 34-36, 39, 41-44, 49-52, 54, 55, 57-62, 64, 66-80п. 2 ст. 346.43 НК РФ. Важное условие — они должны выдавать (направлять) покупателю (клиенту) документ, подтверждающий факт расчета (п. 2.1 ст. 2 Закона о применении ККТ).

Переход на онлайн-кассу для ИП: алгоритм действий

Существуют различные виды онлайн-касс. Поэтому тем, кто приобретает онлайн-ККТ, нужно хорошо представлять себе, в каких условиях она будет использоваться. Именно от этого зависит выбор вида ККТ.

Для перехода на онлайн-ККТ вам необходимо иметь доступ к сети Интернет, заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать ККТ в налоговом органе.

Выбор того или иного типа ККТ зависит:

1. От вида деятельности ИП:

• если вы принимаете деньги от покупателей (например, за проданные товары) или выплачиваете деньги клиентам (например, за принятый от населения металлолом), то купите ККТ, которая формирует кассовые чеки в бумажном виде;
• если вы оказываете услуги населению и применяете БСО, купите автоматизированную систему для БСО, которая включена в реестр ККТ в качестве такой системы, либо используйте любую моделью ККТ (п. 1 ст. 4.3 Закона о применении ККТ, Письмо ФНС России от 13.06.2019 N ЕД-4-20/11437@);
• если вы оказываете услуги по перевозке пассажиров, багажа, грузов и грузобагажа и рассчитываетесь с использованием электронных средств платежа с применением автоматических устройств, то используйте специальную ККТ, которая подходит только для этих расчетов (п. 1 ст. 4.3 Закона о применении ККТ);
• если вы реализуете товар (кроме подакцизной продукции, технически сложных товаров, а также товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации),  осуществляете расчеты с использованием автоматического устройства и внутри корпуса этого устройства содержится оборудование для осуществления выдачи данного товара, то в этом случае используйте специальную ККТ, которая подходит только для этих расчетов (п. 1 ст. 4.3 Закона о применении ККТ);
• если вы реализуете товар, маркированный средствами идентификации (маркированный товар), и должны направлять (вносить) информацию о нем в информационные системы маркировки, купите ККТ, которая в момент расчета сможет формировать в электронном виде запрос о коде маркировки и уведомление о реализации маркированного товара, а также передать их оператору информационных систем маркировки через оператора фискальных данных (ОФД). Эти требования не применяются в случаях, указанных в п. 7 ст. 2, п. 2.1 ст. 5 Закона о применении ККТ (п. 6.1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
• если вы реализуете маркированный товар в отдаленной от сетей связи местности или на территории военного объекта, объекта органов ФСБ, органов государственной охраны, органов внешней разведки, используйте ККТ с фискальным накопителем, который сможет самостоятельно проверить достоверность кодов маркировки по их коду проверки (при условии, что код маркировки будет содержать код проверки, который фискальный накопитель сможет самостоятельно проверить с использованием ключа проверки кода проверки). Исключения — случаи, указанные в п. 2.1 ст. 5 Закона о применении ККТ (п. 6.1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);

2. От места проведения расчетов:

• для расчетов в организации выберите стационарную ККТ;
• для расчетов в месте нахождения покупателя (например, при курьерской доставке товара) — портативную ККТ;
• для расчетов, осуществляемых в безналичном порядке в сети интернет, купите ККТ, предназначенную только для таких расчетов (п. 1 ст. 4.3 Закона о применении ККТ);

3. От участия в расчетах представителя организации:

• для расчетов с непосредственным участием представителя продавца (исполнителя), купите стационарную или портативную ККТ;
• для расчетов без участия представителя продавца (исполнителя) используйте платежный терминал или ККТ, предназначенный для расчетов в сети интернет.

Требования к кассовому аппарату

ККТ, которая используется при расчетах за маркированные товары, должна соответствовать требованиям п. п. 1, 1.1 ст. 4 Закона о применении ККТ.

Перечень моделей ККТ, которые соответствуют установленным законом требованиям, вы можете найти в реестре ККТ, размещенном на официальном сайте ФНС по адресу: https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/reestrkkt/ (п. п. 1, 9 ст. 3 Закона о применении ККТ).

При расчетах за маркированные товары можно использовать ККТ, не формирующую фискальные документы, если применяется ФФД 1.2. Если при формировании фискальных документов вы применяете ФФД 1.05 и 1.1, следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 21.02.2019 N174. Есть списки моделей ККТ с планируемой поддержкой ФФД 1.2 и моделей ККТ без планируемой поддержки ФФД 1.2. Если используете ККТ с ФН-1.1 (ККТ из списка моделей без планируемой поддержки ФФД 1.2), зарегистрированными в установленном порядке до 06.08.2021, вы вправе применять ФН в составе этих ККТ до окончания срока действия их ключей фискального признака. Текущие модели ФН со сроком действия ключей фискального признака 36 месяцев, сведения о которых ранее были включены в реестр ФН, можно применять в ККТ до окончания срока действия их ключей фискального признака, если они зарегистрированы с ККТ до 06.08.2021.

С 6 августа 2021:

• регистрация и перерегистрация экземпляров ФН-1.1 в составе ККТ не производится;
• зарегистрировать (перерегистрировать в связи с заменой ФН) можно только ККТ, если она формирует фискальные документы в соответствии с ФФД 1.2;
• допускается перерегистрировать ККТ по причинам, не связанным с заменой ФН, его можно использовать до тех пор, пока не закончится срок действия ключей фискального признака;
• пользователи, применяющие ФН-М в составе модели (версии модели) ККТ, которая не формирует фискальные документы согласно ФФД 1.2, должны использовать новую версию этой модели или иную модель (версию модели) ККТ, которая формирует фискальные документы в соответствии с ФФД 1.2. Переход с прежней версии на новую версию той же модели ККТ, не влечет необходимость замены ФН-М на новый до тех пор, пока не закончится срок действия ключей фискального признака;
• допускается регистрировать и применять ККТ с фискальными накопителями ФН-1.1М с любым поддерживаемым ФФД, указанным в реестре ККТ на данную модель ККТ, если не осуществляете расчеты за маркированные товары.

Такие разъяснения приведены в Письмах ФНС России от 14.07.2021 N АБ-4-20/9888@, от 12.07.2021 N АБ-4-20/9744@, от 09.07.2021 N АБ-4-20/9702@, от 09.06.2021 N АБ-4-20/8056@, от 27.05.2021 NАБ-20/7308@, от 17.05.2021 N АБ-4-20/6629.