Какие документы могут понадобиться для подтверждения права на стандартный вычет на детей и определения его размера
С 1 января 2025 г. работник не обязан подавать заявление о предоставлении стандартного вычета на ребенка. Вы должны предоставить ему вычет сами на основании имеющихся у вас сведений (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Если вы впервые предоставляете работнику вычет на детей, рекомендуем убедиться, что у вас есть соответствующие подтверждающие документы (их копии). При их отсутствии советуем запросить у работника недостающие документы.
Если в прошлом налоговом периоде вы уже предоставляли работнику вычет на ребенка, вы можете продолжать предоставлять его на основании ранее полученных документов.
В качестве подтверждающих могут использоваться следующие документы.
Основным документом, на основании которого определяется наличие у работника права на вычет на ребенка, а также размер этого вычета - это свидетельства о рождении всех детей, включая тех, вычет на которых не положен, например, из-за достижения 18 лет. Свидетельства на взрослых детей понадобятся для правильного определения количества детей, потому что это повлияет на размер вычета.
Также в зависимости от ситуации могут понадобиться следующие документы:
)	если работник - неродной родитель (Письма Минфина России от 29.12.2021 N 03-04-05/107755, от 07.03.2019 N 03-04-05/15085, от 16.06.2016 N 03-04-05/35117, от 01.02.2016 N 03-04-05/4309, от 05.09.2012 N 03-04-05/8-1064, от 06.04.2012 N 03-04-05/8-465):
•	для усыновителя - решение суда об усыновлении (удочерении) или свидетельство об усыновлении (удочерении);
•	для опекуна (попечителя) - акт органа опеки и попечительства о назначении опекуна (попечителя);
•	для приемного родителя - договор о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью, копия удостоверения приемного родителя;
•	для супруги (супруга) родителя - копии свидетельства о регистрации брака или паспорта с отметкой о регистрации брака (при ее наличии), заявление родителя о том, что ребенок находится на совместном иждивении супругов;
)	если работник - единственный родитель - документы, подтверждающие статус единственного родителя;
)	если родитель не проживает совместно с ребенком в случае развода или отсутствия зарегистрированного брака со вторым родителем - документы об уплате алиментов (нотариальное соглашение, исполнительный лист, решение суда и др.) (Письма Минфина России от 11.05.2023 N 03-04-05/42907, от 23.11.2022 N 03-04-05/114779, от 10.08.2016 N 03-04-05/46762);
)	если ребенок - инвалид - справка об инвалидности (Письмо Минфина России от 01.02.2016 N 03-04-05/4309);
)	если ребенку-студенту от 18 до 24 лет - документы об обучении;
)	если работник устроился на работу не с начала года - справка о доходах за текущий год с прежнего места работы (п. 3 ст. 218 НК РФ);
)	если работник претендует на двойной вычет в связи с отказом второго родителя - заявление второго родителя об отказе от получения вычета и справка о доходах с его места работы, которая, по мнению Минфина России, должна представляться ежемесячно (Письмо Минфина России от 22.06.2016 N 03-04-05/36143).
Если основания для получения детского вычета изменились, работник должен проинформировать вас об этом, а также представить подтверждающие документы, если они у него есть (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Если по итогам года вы предоставили работнику вычет в большем размере, чем должны были, налоговый орган по окончании налогового периода направит ему уведомление об уплате налога (п. 4 ст. 218 НК РФ).
Если вычет предоставлен в меньшем размере, работник по окончании налогового периода может обратиться в налоговый орган за перерасчетом налоговой базы (п. 4 ст. 218 НК РФ).

Готовое решение: Как предоставлять работникам стандартные вычеты по НДФЛ на детей с 2025 г. (КонсультантПлюс, 2024) {КонсультантПлюс}