С января 2023 года появился новый отчёт — «Персонифицированные сведения о физических лицах», и сдавать его нужно в налоговые органы ежемесячно. В статье разберемся что это за отчёт, каковы сроки его сдачи и нюансы заполнения.

Что такое персонифицированные сведения о физических лицах

Персонифицированные сведения о физических лицах — новая форма отчётности, которую с 2023 г. ежемесячно сдают в ИФНС. В первый раз сведения надо сдать за январь 2023 г. Сведения подавайте на всех работников, числившихся у вас в отчетном месяце по трудовому договору или работавших по ГПД, включая тех, кто в нем уволился, и тех, у кого не было выплат. Исключение — самозанятые, их в отчёт не включайте. На 11 и более человек сведения сдают в электронном виде. В отчёт включают персональные данные каждого физлица и сумму выплат (строка 070), начисленных ему за истекший месяц, как облагаемых, так и не облагаемых взносами. Если в текущем месяце выплат не было, заполните на работника только строки 020 — 060.

Кто должен подавать персонифицированные сведения о физлицах

Плательщики страховых взносов подают в налоговые органы персонифицированные сведения. Исключение сделано для применяющих АУСН. Сведения включают:

  • персональные данные физлиц, в пользу которых начислены выплаты в месяце, предшествующем месяцу подачи сведений;
  • суммы выплат (иных вознаграждений), начисленных в их пользу за этот период.

Далее поговорим о сроках представления отчётности.

Сроки представления отчетности

Лица, производящие выплаты физическим лицам (за исключением тех, кто выплачивает доходы) по общему правилу представляют сведения в налоговый орган не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Крайний срок сдачи отчетности за январь из-за выходных дней сдвигается на 27 февраля. ИП и организации, применяющие АУСН, сведения не подают. В 2023 году крайние сроки для сдачи отчётности будут такие:

  • за январь 2023 г. — 27.02.2023
  • февраль — 27.03.2023
  • март — 25.04.2023
  • апрель — 25.05.2023
  • май — 26.06.2023
  • июнь — 25.07.2023
  • июль — 25.08.2023
  • август — 25.09.2023
  • сентябрь — 25.10.2023
  • октябрь — 27.11.2023
  • ноябрь — 25.12.2023
  • декабрь — 25.01.2024

Как заполнить форму

Форма персонифицированных сведений о физических лицах, а также порядок её заполнения утверждены Приказом ФНС России от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@.

В форму включаются персональные данные физлиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.  

Как заполнить титульный лист

При заполнении титульного листа укажите, в частности, следующее:

  • ИНН и КПП вашей организации (если вы — физлицо, то ваш ИНН);
  • номер корректировки. В случае первичной подачи сведений за период укажите «0--»;
  • код периода, за который подаются сведения;
  • год, за период которого представляются сведения;
  • код налогового органа, в который представляются сведения;
  • код места представления сведений. Российская организация, представляющая сведения по месту своего нахождения, указывает «214»;
  • наименование вашей организации (обособленного подразделения — при наличии у него наименования). Если вы — физлицо, то приведите Ф.И.О. полностью, без сокращений;
  • ОГРНИП (указывают ИП и главы крестьянских (фермерских) хозяйств).

Как заполнять персональные данные физлиц и сведения о выплатах в их пользу

На второй и последующих страницах формы приведите персонифицированные сведения обо всех застрахованных физлицах. Для каждого физлица предусмотрен отдельный блок строк 010 — 070. Строку 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице» при первичной подаче сведений не заполняйте. Далее укажите персональные данные физлица:

  • ИНН (при наличии);
  • СНИЛС;
  • Ф.И.О. в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

В строке 070 укажите сумму выплат (иных вознаграждений) в пользу данного физлица, начисленных за месяц, за который подаются сведения.

Как ИП с работниками заполнить форму персонифицированных сведений о физических лицах за январь 2023 г.

Чтобы представить персонифицированные сведения о работниках, заполните форму из Приложения N 2 к Приказу ФНС России от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@. Порядок ее заполнения приведен в Приложении N 4 к этому Приказу. На титульном листе укажите следующее:

  • ИНН в соответствии с вашим свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
  • код «120» в поле «По месту нахождения (учёта) (код)»;
  • свои фамилию, имя, отчество (при наличии) полностью в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
  • ОГРНИП в соответствии с листом записи ЕГРИП.

Подпишите документ и проставьте дату его составления. В разделе «Персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу» по каждому работнику заполните отдельный блок строк 010 — 070. Строку 010 при первичной подаче сведений не заполняйте. В строках 020 — 060 приведите персональные данные работника: ИНН (при наличии), СНИЛС, Ф.И.О. (как в документе, удостоверяющем личность). В строке 070 укажите сумму выплат (иных вознаграждений) в пользу этого физлица, начисленных за отчетный месяц. Если начислений не было, поставьте прочерк.

Как исправить персонифицированные сведения о физлицах

Ошибки, выявленные в представленной форме, можно исправить, подав уточненные сведения. Срок их представления — не позднее сдачи РСВ за соответствующий расчетный (отчетный) период. В уточненную форму включите сведения в отношении тех физлиц, по которым вносите исправления (дополнения). При подаче уточненной формы включите в ее состав титульный лист. Номер корректировки укажите с учетом сквозной нумерации. Для уточненных сведений это — «1--», «2--», «3--» и т.д. Если хотите аннулировать ранее поданные данные о физлице, в строке 010 укажите "1", блок строк 020 — 060 повторите, в строке 070 проставьте прочерк. Если же хотите их исправить, то одновременно заполните новый блок строк 020 - 060 с правильными данными о физлице и приведите сведения о выплатах в его пользу. При ошибке, допущенной только в сумме выплат (строка 070), код «1» по строке 010 проставлять не нужно. В этом случае представьте уточненную форму с правильной суммой.

Ответственность за несвоевременную подачу персонифицированных сведений

За просрочку подачи персонифицированных сведений о физических лицах ответственность организаций и ИП в виде штрафа наступает по Налоговому кодексу РФ. Однако практики применения положений НК РФ о штрафах за данное нарушение пока нет. Вероятно, штраф составит 200 руб. по п. 1 ст. 126 НК РФ или 5 000 руб. по ст. 129.1 НК РФ.