Всем органам и учреждениям нужно применять новые формы электронного документооборота с 1 января 2023 года. Можно перейти на них и раньше, закрепив такое решение в учетной политике. При централизации учета в рамках Постановления Правительства РФ от 15.02.2020 № 153 переходить к использованию электронных первичных учетных документов нужно после технологической готовности ГИИС «Электронный бюджет» в сроки, установленные Федеральным казначейством. Требования к форматам первичных документов будут утверждены и доведены не позднее 30.06.2022. Поэтому вопросы работы с электронными первичными учетными документами и регистрами бухучета актуальны для всех учреждений. Разберемся с главными правилами в данной статье.

Общие требования к первичным документам

Форма электронного документа предусматривает заполнение трех ее частей (п. п. 3, 4, 5 Методических указаний по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, утвержденных приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н, разд. 3 Методических рекомендаций по переходу на применение в 2022 году организациями бюджетной сферы унифицированных форм электронных первичных учетных документов, используемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, приведенных в письме Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091):

  • заголовочной;
  • содержательной;
  • оформляющей.

Можно изменять размер граф и строк электронных документов, включать дополнительные строки (подразделы), которые предусмотрены унифицированной формой учетных документов, добавлять вкладные листы. Исключать реквизиты из форм нельзя (п. 6 Методических указаний, разд. 3 Методических рекомендаций). Реквизиты и коды заполняются по Общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации (п. 2 Методических указаний, разд. 3 Методических рекомендаций). Электронный первичный учетный документ принимается к учету, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения (уполномоченного им лица). Поля, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии, ответственное лицо не заполняет (п. 6 Методических указаний, разд. 3 Методических рекомендаций).

Внимание! Первичные документы, для которых предусмотрены унифицированные электронные формы, можно составлять на бумажном носителе в ситуации, если этого требует закон, либо до реализации технической возможности формировать и хранить их в электронном виде. Для отражения в учете передается электронный образ (скан-копия) документа. При этом используется органайзер в подсистеме учета и отчетности ГИИС «Электронный бюджет». Исключение составляют учетные документы, которые предоставляются в соответствии с п. п. 169.1, 169.2, 169.7 — 169.9, 172.3 и 178 графика электронного документооборота, утвержденного Приказом Казначейства России от 11.01.2021 N 2н (п. 6 Методических указаний, п. 2.3 разд. 2 Методических рекомендаций, Письмо Казначейства России от 15.02.2022 N 07-04-05/08-3153).

Скан-копии первичных учетных документов с подписями должностных лиц принимаются к учету, если они заверены квалифицированной электронной подписью ответственного лица (п. 32 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 г. № 256н).

При автоматизированном ведении электронных регистров учета их листы должны нумероваться автоматически (п. 6 Методических указаний). Регистры учета могут формироваться и на бумажном носителе. Делается это в тех же случаях, которые предусмотрены для электронной первички, — этого требует закон либо нет технической возможности составлять и хранить документ в электронном виде (п. 6 Методических указаний, п. 2.3 разд. 2 Методических рекомендаций). Бумажные регистры надо сброшюровать в хронологическом порядке, прошнуровать и пронумеровать, количество листов заверить подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера либо уполномоченных лиц и скрепить печатью (п. 6 Методических указаний).

Унифицированные формы первичных электронных документов я подготовила с помощью системы ВашКонсультант

Кроме того, установлено следующее:

  • при необходимости могут делаться копии электронных документов на бумажном носителе. Копии заверяются согласно положениям учетной политики субъекта учета (единой учетной политики при централизации учета);
  • если при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов, в том числе при осуществлении централизуемых полномочий, предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, отвечающее за оформление этим документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачу такой скан-копии. Скан-копия первичного учетного документа передается при условии ее подписания ЭЦП должностного лица, отвечающего за соответствие такой копии подлиннику документа.

Подготовительные мероприятия перед переходом к использованию электронного документооборота

Чтобы перейти к использованию электронных документов, Минфин России рекомендует провести определенные подготовительные мероприятия. Также необходимо синхронизировать справочники и настройки в информационной системе бухгалтерского учета (разд. 4, 5 Методических рекомендаций). Вам необходимо (разд. 4 Методических рекомендаций):

  • определить дату начала применения электронных документов;
  • внести в учетную политику (для централизованной бухгалтерии — в единую учетную политику) изменения, связанные с особенностями формирования, заполнения и подписания учетных документов;
  • назначить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов;
  • установить, в какие сроки нужно формировать, подписывать, утверждать и передавать для отражения в бухучете электронные документы;
  • дополнить график документооборота положениями по использованию электронных документов, регламентирующими в том числе порядок и сроки их передачи для отражения в бухучете;
  • обеспечить сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, электронными подписями (простыми или квалифицированными в зависимости от роли сотрудника в оформлении документа);
  • в рамках взаимодействия при осуществлении централизуемых полномочий предоставить должностным лицам, подписывающим электронные документы, доступ к информационной системе централизованного бухучета.
  • привести в соответствие с требованиями Приказа Минфина России от 15.04.2021 N 61н справочники, используемые в информационной системе бухучета при формировании электронных документов;
  • утвердить (уточнить) порядок списания кредиторской задолженности с забалансового счета 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами»;
  • уточнить порядок определения лиц, ответственных за имущество учреждения (ответственных лиц).

Рекомендуем также проанализировать положение о комиссии по поступлению и выбытию активов с учетом функций, возлагаемых на эту комиссию Приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н, и при необходимости внести в него изменения.